Vue d’ensemble

ENGAGEMENT À L’ÉGARD DE LA PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

STEPS Group Australia (STEPS) respecte la vie privée de toutes les personnes, y compris les employés, les bénévoles, les clients/bénéficiaires, les donateurs, les membres, les partenaires commerciaux et les utilisateurs en ligne, et s’engage à protéger les informations personnelles qui lui sont fournies.

L’objectif de cette politique est de:

  • Indiquer clairement comment STEPS gère les informations personnelles.
  • Améliorer la transparence des opérations de STEPS.
  • Donner aux individus une meilleure compréhension du type d’informations personnelles que STEPS détient et de la façon dont nous traitons ces informations.

DÉFINITIONS

Utilisateurs en ligne
Fait référence à toute personne qui accède au site web de STEPS

www.stepsgroup.com.au
www.stepsemploymentsolutions.com.au
www.stepstraining.edu.au
www.stepscharity.com.au
www.careforcarers.com.au
www.ndco.stepscs.net.au

Informations Personnelles
Les informations personnelles sont des données ou des opinions concernant une personne identifiée ou une personne pouvant raisonnablement être identifiée, que ce soit vrai ou non, et que ce soit sous forme d’un document enregistré ou non tel que défini par la loi sur la protection de la vie privée de 1988 (telle qu’amendée).

Informations sensibles
Les informations sensibles sont des données ou des opinions (qui sont également des informations personnelles) concernant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, l’appartenance à une association politique, les croyances ou les affiliations religieuses, les croyances philosophiques, l’appartenance à une association professionnelle, l’appartenance à un syndicat, les préférences ou pratiques sexuelles, le casier judiciaire, la santé, les informations biométriques d’un individu, qui sont aussi des informations personnelles telles que définies par la loi sur la protection de la vie privée de 1988 (telle qu’amendée).

Le site web
Le site de STEPS. www.stepsgroup.com.au

STEPS offre une gamme de services comprenant des programmes financés par des contrats d’État et du Commonwealth. En fournissant ces services, nous nous conformons aux principes de vie privée de l’état ou du pays concernés ou toute autre obligation supplémentaires en vertu du contrat.

Partie A – Pratiques de Traitement des Informations Personnelles

Cette section de la Procédure explique les pratiques générales de traitement des informations de STEPS, notamment des informations sur la façon dont nous collectons, utilisons, divulguons et stockons les informations personnelles.

Partie B – Dossiers de Relations Publiques

Fournit des détails supplémentaires expliquant les pratiques de traitement des informations personnelles en relation avec les fonctions et les activités de STEPS telles que les enquêtes sur internet, le matériel pédagogique, les informations promotionnelles et les sondages.

Partie A - Informations Personnelles

NOS OBLIGATIONS EN VERTU DE LA LOI SUR LA PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

Cette politique définit comment nous devons respecter nos obligations en vertu de la loi de 1988 sur la protection de la vie privée (Privacy Act). Nous sommes liés par les Principes Australiens sur la Vie Privée (APPs) dans le cadre de la loi sur la protection de la vie privée qui régissent la façon dont les organisations peuvent collecter, utiliser, divulguer et stocker des informations personnelles, et comment les individus peuvent accéder et rectifier des informations personnelles les concernant.

COLLECTE D’INFORMATIONS PERSONNELLES ET SENSIBLES

Si vous souhaitez accéder aux services de STEPS de manière anonyme ou utiliser un pseudonyme, veuillez nous en informer. Si cela est possible et légal, nous prendrons toutes les mesures raisonnables pour répondre à votre demande. Nous ne sommes cependant pas toujours en mesure de fournir les services en question si vous ne nous avez pas fourni les informations personnelles demandées.

La nature et l’ampleur de vos informations personnelles et sensibles collectées par STEPS varient en fonction de votre interaction avec STEPS.

STEPS collecte des informations personnelles et sensibles auprès des clients/bénéficiaires, des donateurs, des partenaires commerciaux, des employés, des bénévoles et des utilisateurs en ligne. Davantage d’informations sur le type d’informations recueillies auprès de chacun de ces groupes et l’utilisation de ces informations sont disponibles ci-dessous.

Clients et Bénéficiaires de STEPS

Type d’informations collectées :

  • Coordonnées (nom, adresse, e-mail, etc.).
  • Renseignements personnels, y compris date de naissance, lieu de naissance, sexe, revenus.
  • Identifiants gouvernementaux (par exemple, numéro de demandeur d’emploi, numéro de référence du client).
  • Expérience professionnelle et niveau d’éducation.
  • Langues (écrites et parlées).
  • Informations concernant les expériences, les relations et les problèmes personnels.
  • Contexte familial et culturel, soutien que les clients peuvent avoir dans la communauté.
  • Centres d’intérêt.
  • Informations sur la santé et/ou les antécédents médicaux.
  • Numéros de carte de crédit ou coordonnées bancaires.
  • Détails et résultats des cours.
  • Une vérification du casier judiciaire peut être demandée pour certains stages (en particulier pour ceux qui nécessitent de travailler avec des enfants, des jeunes et autres personnes vulnérables). Certaines informations devront être fournies pour le contrôle de police.

Comment les informations sont collectées :

  • Formulaires.
  • Inscription en ligne.
  • Téléphone.
  • Email.

Raisons pour lesquelles STEPS utilise les informations :

  • Pour fournir les services de STEPS.
  • Pour fournir aux clients/bénéficiaires les services les plus adaptés à leurs besoins.
  • Pour répondre aux exigences de financement gouvernemental pour nos programmes.
  • Pour satisfaire aux exigences d’établissement de rapport du gouvernement.
  • Pour surveiller et évaluer les services existants et planifier les services futurs.
  • Pour produire des rapports annuels et à des fins de recherche pouvant impliquer des organisations sous-traitantes.
  • Pour se conformer aux obligations légales.

Donateurs STEPS

Type d’informations collectées :

  • Coordonnées (nom, adresse, e-mail, etc.)
  • Renseignements personnels, y compris date de naissance, sexe, revenus.
  • Historique des dons.

Comment les informations sont collectées :

  • Communications, e-mails, prospectus.
  • Téléphone.
  • Fonctions ou événements.

Raisons pour lesquelles STEPS utilise les informations :

  • Pour fournir les services de STEPS.
  • Pour traiter les dons et fournir des reçus précis.
  • Pour faciliter les collectes de fonds et les activités marketing en cours.
  • Pour se conformer aux obligations légales.
  • Pour fournir une transparence concernant les fonds donnés, en particulier pour les appels et les dons publics.
  • Pour reconnaître le soutien de STEPS.

Partenaires Commerciaux de STEPS

Type d’informations recueillies :

  • Nom du contact et de l’organisation qui emploie la personne.
  • Numéros de téléphone et de fax.
  • Adresse postale et titre de poste.
  • Nombre d’employés, structure, description de poste, etc.
  • Domaines d’intérêt par catégorie et par industrie.
  • Coordonnées bancaires (si STEPS doit recevoir des paiements ou effectuer des paiements pour des services reçus).
  • Australian Business Number (ABN).
  • Type de soutien ou de processus (par ex. offre d’emploi, incitations à l’emploi, stage dans l’industrie, biens en nature, soutien de programme, bénévolat, paiement des factures).
  • Pour les Partenaires d’Auspice, STEPS collectera des informations sur les étudiants, les clients, les employeurs et les employés.

Comment les informations sont collectées :

  • Communications, e-mails, prospectus.
  • Inscription en ligne.
  • Téléphone.
  • Factures.
  • Contrats.

Raisons pour lesquelles STEPS utilise les informations :

  • Pour fournir les services de STEPS.
  • Pour établir et gérer des partenariats pour recevoir des services de votre part ou de l’organisation qui vous emploie.
  • Pour gérer la relation de STEPS avec les partenaires commerciaux.
  • Pour fournir des informations sur les services de STEPS.
  • Pour mettre à jour l’entreprise sur les programmes et les services de STEPS.
  • Pour répondre à toutes les exigences du financement gouvernemental pour nos programmes.
  • Pour satisfaire aux exigences d’établissement de rapport du gouvernement.

Les employés, les bénévoles et les employés et bénévoles potentiels de STEPS

Type d’informations collectées :

  • Coordonnées (nom, adresse, numéros de téléphone, e-mail, etc.).
  • Renseignements personnels, y compris les coordonnées de la personnes à appeler en cas d’urgence.
  • Date de naissance.
  • Pays de naissance, de citoyenneté, de résidence et/ou détails du visa.
  • Langues parlées et écrites
  • Coordonnées bancaires et de pension de retraite (superannuation)
  • Renseignement sur l’emploi actuel/précédent ou participation bénévole.
  • Compétences et expérience.
  • Qualifications et détails du permis de conduire.
  • Renseignements et opinions des références pour les employés potentiels et les candidats pour du travail bénévole.
  • Une vérification de police peut être nécessaire pour certains rôles au sein de STEPS (en particulier ceux impliquant des enfants, des jeunes ou d’autres personnes vulnérables). Des informations devront être fournies pour le contrôle de police.
  • Dans certaines situations, il est nécessaire que STEPS collecte ou reçoive des informations sur la santé des travailleurs. Le cas échéant, STEPS vous informera des raisons pour lesquelles ces informations sont collectées et à qui elles seront éventuellement dévoilées.

Raisons pour lesquelles STEPS utilise ces informations

  • Pour fournir les services de STEPS.
  • Pour traiter une candidature pour devenir bénévole ou employé de STEPS.
  • Pour faciliter un placement dans un service ou un poste approprié.
  • Pour aider aux services
  • Pour donner un avis sur les performances en tant que bénévole ou employé.
  • Pour que tous les bénévoles et employés répondent aux responsabilités légales.
  • Pour obtenir les avis de ces personnes au sujet de leurs expériences.
  • Pour aider STEPS à examiner et à améliorer ses programmes et ses services afin d’informer les personnes sur le développement et les opportunités de STEPS.
  • Pour fournir des informations sur les services de STEPS.
  • Pour faciliter une participation accrue avec STEPS (par ex. Soutien aux personnes handicapées, adhésion, donateur).
  • Pour satisfaire aux exigences d’établissement de rapport du gouvernement.
  • Pour s’assurer que STEPS est en mesure de contacter les employés et les bénévoles comme exigé.

Membres de STEPS

Types d’informations collectées :

  • Coordonnées (nom, adresse, numéros de téléphone, e-mail, etc.).
  • Date de naissance.

Raisons pour lesquelles STEPS utilise ces informations :

  • Pour fournir les services de STEPS.
  • Pour fournir des mises à jour de communication et assurer la transparence.
  • En ce qui concerne les fonds donnés, en particulier les appels aux dons publics et les opérations STEPS.
  • Pour fournir des informations sur STEPS.
  • Pour des invitations à des événements et des activités à venir.
  • Pour reconnaître le soutien de STEPS.

 Utilisateurs en ligne

Dans la mesure où cette Politique s’applique aux problèmes de confidentialité en ligne, elle doit être interprétée comme faisant partie des termes et conditions d’utilisation du site web de STEPS. STEPS ne partagera pas sciemment des informations personnelles avec des tiers autres que les prestataires de services qui aident STEPS à fournir les informations et/ou services que nous vous fournissons.

Type d’informations collectées :

  • Coordonnées (nom, adresse, numéros de téléphone, e-mail, etc.).
  • Informations non personnelles (par ex. Navigation et statistiques des visiteurs).
  • Adresse du serveur, type de navigateur, date et heure de la visite.
  • Informations personnelles (par ex. campagnes d’information).

Raisons pour lesquelles STEPS utilise ces informations :

  • Pour fournir des mises à jour concernant notre site web.
  • Pour analyser l’utilisation du site web et lui apporter des améliorations et identifier les demandes des utilisateurs.
  • STEPS ne fait pas correspondre les informations personnelles collectées avec les informations non personnelles.
  • Fournir du matériel de marketing direct.
  • Informations sous forme de bulletins d’information.

INFORMATIONS SUPPLÉMENTAIRES

Le site web contient, de temps à autre, des liens vers d’autres sites web. Les liens vers des sites web tiers ne servent en aucun cas à parrainer, promouvoir ou soutenir ces sites web. STEPS insiste sur le fait que lorsqu’un utilisateur en ligne accède à un site Web qui n’est pas celui de STEPS, ce site peut avoir une politique de confidentialité différente. Pour savoir comment le site en question collecte et utilise les informations, l’utilisateur doit vérifier la politique du site.

COMMENT STEPS COLLECTE LES INFORMATIONS

Dans la mesure du possible, STEPS collecte vos informations personnelles et sensibles directement auprès de vous. STEPS collecte des informations par différents moyens, y compris des entretiens téléphoniques et en personne, des e-mails, des rendez-vous, des formulaires et des questionnaires. Si vous pensez que les informations que demande STEPS, que ce soit dans nos formulaires ou dans nos discussions avec vous, ne sont pas des informations que vous souhaitez fournir, n’hésitez pas à nous le faire savoir.

Dans certaines situations, STEPS peut également obtenir des informations personnelles auprès d’une source tierce. Si nous recueillons des renseignements à votre sujet de cette façon, nous prendrons des mesures raisonnables pour vous contacter et nous assurer que vous êtes au courant des raisons pour lesquelles STEPS recueille vos renseignements personnels et du nom des organisations auxquelles nous pouvons divulguer vos informations, sous réserve de toute exception prévues par la loi.

INFORMATIONS MÉDICALES

Dans le cadre de ses services, STEPS peut recueillir des informations médicales. Par exemple, STEPS collecte des informations sur la santé (telles que l’historique médical) de certains clients/bénéficiaires participant à ses programmes. Lors de la collecte d’informations médicales, STEPS vous demandera votre autorisation et vous expliquera comment ces informations seront utilisées et collectées.

Si vos informations médicales sont collectées par un tiers (tel que votre médecin) STEPS vous informera que vos informations ont été recueillies et vous expliquera comment ces informations seront utilisées et divulguées.

STEPS n’utilisera pas vos informations médicales sans votre consentement, à moins qu’un autre consentement soit obtenu ou conformément à l’une des exceptions prévues par la loi sur la protection de la vie privée ou conformément à une autre loi. Si STEPS utilise vos informations de santé à des fins de recherche ou de statistiques, elles seront rendues anonymes si cela est réalisable.

UTILISATION ET DIVULGATION DES INFORMATIONS PERSONNELLES

STEPS utilise uniquement les informations personnelles aux fins pour lesquelles elles ont été fournies à STEPS ou à des fins qui sont liées aux fonctions ou aux activités de STEPS.

STEPS peut partager des informations personnelles avec des divisions opérationnelles associées telles que le département qualité ou finances.

Aux fins visées dans la présente politique (mentionnées ci-dessus sous ii – Collecte d’informations personnelles et sensibles), STEPS peuvent également communiquer des informations personnelles à d’autres organisations externes notamment :

  • Départements et organismes gouvernementaux qui fournissent des fonds pour les services de STEPS.
  • Prestataires de Service qui s’occupent de certains des services qui vous sont proposés, tels que les fournisseurs d’archivage de fichiers qui stockent les informations de manière sécurisée. Des mesures sont prises pour s’assurer qu’ils se conforment aux principes australiens de protection de la vie privée lorsqu’ils traitent des informations personnelles et sont uniquement autorisés à utiliser ces informations personnelles afin de fournir les services ou d’exécuter les fonctions requises par STEPS.
  • Médecins et professionnels de la santé, qui aident STEPS à fournir ses services.
  • Autres organismes de réglementation
  • Références, employés et bénévoles, anciens employés de STEPS et candidats potentiels aux postes d’employés et de bénévoles de STEPS.
  • Nos conseillers professionnels, y compris les comptables, les auditeurs et les avocats de STEPS.
  • Auditeurs requis par les contrats/certifications gouvernementaux et inscriptions.

Sauf dans les cas décrits ci-dessus, STEPS ne divulguera pas les informations personnelles d’un particulier à un tiers sauf si l’une des conditions suivantes s’applique :

  • L’individu a donné son consentement.
  • L’individu pourrait raisonnablement s’attendre à ce que STEPS utilise ou divulgue ces informations pour une autre raison que celle pour laquelle elles ont été recueillies (ou dans le cas d’informations sensibles, pour une raison directement liée à la raison pour laquelle elles ont été recueillies).
  • Cela est autrement exigé ou autorisé par la loi.
  • Cela empêchera ou atténuera une menace sérieuse pour la vie, la santé ou la sécurité de quelqu’un, ou pour la santé ou la sécurité publique.
  • Il est raisonnablement nécessaire que STEPS prenne les mesures appropriées en ce qui concerne les activités illégales suspectées ou les fautes graves relatives aux fonctions ou aux activités de STEPS.
  • Il est raisonnablement nécessaire d’aider à localiser une personne disparue.
  • Il est raisonnablement nécessaire d’établir, d’exercer ou de défendre une réclamation en droit.
  • Il est raisonnablement nécessaire d’établir un processus confidentiel de règlement des litiges.
  • Il est nécessaire de fournir un service de santé.
  • Il est nécessaire de gérer, de financer et de surveiller un service de santé pertinent pour la santé ou la sécurité publique.
  • Il est nécessaire de rechercher ou de compiler ou d’analyser des statistiques relatives à la santé ou à la sécurité publique.
  • Il est raisonnablement nécessaire de faire appliquer une loi par un organisme responsable.

STEPS n’envoie généralement aucune information personnelle en dehors d’Australie. Certains services de données disposent de centres de stockage à l’étranger. Lorsque c’est le cas, STEPS prend toutes les mesures pour protéger vos informations personnelles. STEPS protège vos informations personnelles soit en veillant à ce que le pays de destination ait une protection similaire en matière de protection de la vie privée ou soit en concluant un arrangements contractuel avec le destinataire des informations personnelles pour protéger votre vie privée.

SÉCURITÉ DES INFORMATIONS PERSONNELLES ET SENSIBLES

STEPS prend des mesures raisonnables pour protéger les informations personnelles et sensibles qu’elle détient contre toute mauvaise utilisation, interférence, perte, accès non autorisé, modification et divulgation.

Ces mesures comprennent la protection par mot de passe pour accéder à notre système informatique, la sécurisation des fichiers papier dans des meubles verrouillés et des restrictions d’accès physique. Seuls les travailleurs autorisés peuvent accéder à ces renseignements.

Lorsque les informations personnelles ne sont plus nécessaires, elles sont détruites de manière sécurisée ou archivées selon notre procédure de gestion des dossiers (i020300).

ACCÈS ET MODIFICATION DES INFORMATIONS PERSONNELLES

Si un individu demande la divulgation des informations que nous possédons à son sujet, ou demande que STEPS modifie ses informations personnelles, STEPS autorisera l’accès ou fera les changements nécessaires à moins que STEPS considère qu’il existe une raison valable en vertu de la loi sur la protection de la vie privée ou d’autres lois pertinentes, de refuser de divulguer ces informations, ou ne pas les modifier.

Les demandes d’accès et/ou de correction doivent être adressées au responsable de la qualité et du service à la clientèle (dont les coordonnées se trouve dans la sous-section ix – Comment Nous Contacter). Pour des raisons de sécurité, vous devrez formuler votre demande par écrit et fournir une preuve d’identité. Cela est nécessaire pour assurer que les informations personnelles sont fournies uniquement aux personnes concernées et que la vie privée de ces personnes n’est pas compromise.

STEPS vous donnera accès en vous permettant d’inspecter, de prendre des notes ou d’imprimer les informations personnelles que nous détenons à votre sujet. Si des informations personnelles (par exemple, votre nom ou les détails de votre compte) sont dupliquées dans différentes bases de données, STEPS n’imprime généralement ces informations qu’une seule fois.

STEPS prendra toutes les mesures raisonnables pour vous donner accès aux informations demandées dans les 14 jours suivant la demande. Au cas où la demande est complexe ou nécessite un accès à un large volume d’informations, STEPS prendra toutes les mesures raisonnables pour assurer l’accès aux informations demandées dans les 30 jours.

STEPS peut vous facturer des frais raisonnables pour rembourser STEPS des coûts engendrés par la demande d’accès aux informations, notamment pour les coûts de photocopie et de livraison des informations stockées hors site. Tous les frais seront indiqués au moment de la demande.

Si une personne est en mesure de prouver que les informations personnelles que STEPS détient à son sujet ne sont pas exactes, complètes ou à jour, STEPS prendra des mesures raisonnables pour corriger ses dossiers.

L’accès sera refusé si :

  • La demande ne concerne pas les informations personnelles de la personne qui effectue la demande.
  • Le fait d’autoriser l’accès constituerait une menace sérieuse pour la vie, la santé ou la sécurité d’une personne ou pour la santé ou la sécurité publique.
  • Le fait d’autoriser l’accès aurait un effet déraisonnable sur la vie privée d’autrui.
  • La demande est frivole et vexatoire.
  • La demande concerne des procédures judiciaires existantes ou prévues.
  • Le fait d’autoriser l’accès compromettrait des négociations avec la personne qui effectue la demande.
  • L’accès serait illégal.
  • Le refus d’accès est autorisé ou exigé par la loi.
  • L’accès serait préjudiciable à des activités d’application de la loi.
  • L’accès serait préjudiciable à une action relative à une activité illégale suspectée ou à une faute grave relative aux fonctions ou aux activités de STEPS.
  • L’accès divulgue un processus de décision ou des informations « sensibles d’un point de vue commercial ».
  • Toute autre raison prévue dans l’APP ou dans la loi sur la protection de la vie privée.

Si STEPS refuse l’accès aux informations, STEPS précisera les raisons de son refus. En cas de litige concernant votre droit d’accès à l’information ou les formes d’accès, la situation sera traitée conformément à la procédure de réclamation décrite ci-dessous.

PROCÉDURE DE RÉCLAMATION

Si vous nous avez fourni des informations personnelles et sensibles, ou que nous avons recueilli et que nous conservons vos informations personnelles et sensibles, vous avez le droit de déposer une plainte qui sera examinée et traitée selon la procédure de réclamation.

Si votre réclamation concerne les pratiques de protection de la vie privée de STEPS ou le traitement de vos informations personnelles et sensibles de STEPS, veuillez contacter notre Responsable de la Qualité et du Service à la Clientèle (dont les coordonnées sont fournies ci-dessous).

Toutes les plaintes seront enregistrées dans notre système d’amélioration organisationnelle.

Une plainte relative à la protection de la vie privée concerne toute préoccupation concernant les pratiques de confidentialité de STEPS ou le traitement de vos informations personnelles et confidentielles. Cela pourrait inclure des questions concernant la façon dont les informations sont collectées et stockées, la façon dont les informations sont utilisées ou divulguées ou comment l’accès est fourni à des informations personnelles et sensibles.

Le but de cette procédure de plainte est de parvenir à une résolution efficace de votre plainte dans un délai raisonnable, habituellement dans les 20 jours ou aussi vite que possible. Cependant, dans certains cas, en particulier lorsque la question est complexe, la résolution peut prendre plus de temps.

Une fois que la plainte a été déposée, STEPS essaiera de résoudre le problème de différentes façons, telles que :

  • Demande d’informations complémentaires : STEPS peut vous demander des informations supplémentaires. Vous devez être prêt à nous fournir autant d’informations que possible, y compris les détails concernant les dates et les documents pertinents. Cela permettra à STEPS d’enquêter sur la plainte et de déterminer une solution appropriée. Tous les détails fournis resteront confidentiels et privés.
  • Discussion des options :  STEPS discutera avec vous des différentes options dont vous disposez pour une résolution et si vous avez des suggestions sur la façon dont le problème pourrait être résolu, vous devez le faire savoir à notre Responsable de la Qualité et du Service à la Clientèle.
  • Enquête : le cas échéant, la plainte fera l’objet d’une enquête. STEPS tentera de le faire dans un délai raisonnable. Il peut être nécessaire de contacter d’autres personnes dans le cadre de l’enquête. Cela peut être nécessaire pour faire avancer votre plainte.
  • Conduite de nos employés : Si votre plainte concerne le comportement de nos employés, nous aborderons la question avec l’employé concerné et tiendront compte de ses commentaires dans la résolution de la plainte.
  • La plainte est fondée : Si votre plainte est fondée, vous serez informé du verdict. STEPS prendra ensuite les mesures appropriées pour résoudre la plainte, répondre à vos préoccupations et empêcher à ce problème de se reproduire.
  • Si la plainte n’est pas fondée, ou ne peut pas être résolue à votre satisfaction, mais que la procédure de plainte a été suivie, STEPS peut décider de renvoyer la question à un intermédiaire approprié. Par exemple, un avocat dûment qualifié ou un tiers convenu pour agir comme médiateur.
  • Au terme de l’enquête sur la plainte, si vous n’êtes toujours pas satisfait du résultat, vous êtes libre de déposer votre plainte auprès du Bureau du Commissaire à l’Information Australien sur oaic.gov.au.

STEPS conservera une trace de votre plainte et de son résultat.

STEPS ne peut pas traiter les plaintes anonymes car STEPS ne peut pas enquêter et donner suite à ces plaintes. Cependant, dans le cas où une plainte anonyme est reçue STEPS note les problèmes soulevés et, le cas échéant, essaie d’enquêter et de les résoudre de manière appropriée.

MODIFICATIONS À LA PRÉSENTE POLITIQUE

STEPS se réserve le droit de voir, modifier et/ou mettre à jour cette politique de temps à autre.

STEPS vise à se conformer aux exigences de l’APP de autres exigences en matière de protection de la vie privée en vertu des contrats de l’État ou du Gouvernement du Commonwealth.

Si d’autres lois sur la protection de la vie privée et/ou codes d’autoréglementation sont introduits ou si notre politique de confidentialité est mise à jour, STEPS résumera les principales modifications et améliorations dans cette section.

COMMENT NOUS CONTACTER

Il est possible d’obtenir de plus amples informations relatives à la présente politique, ou de nous faire part de vos commentaires, en nous contactant :

Quality and Customer Services Manager

STEPS Group Australia

PO Box 1139
Caloundra, Qld, 4558
Ph: 1300 0 STEPS (1300 078 377)
PrivacyOfficer@stepsgroup.com.au

Si vous ne parlez pas anglais, ou que l’anglais n’est pas votre langue maternelle et que vous avez besoin d’aide pour communiquer avec nous, veuillez nous envoyer un e-mail et nous vous indiquerons un service de traduction adapté.

Remarque :  Ces appels peuvent être effectués pour le coût d’un appel local à partir d’une ligne fixe résidentielle n’importe où en Australie, mais les appels depuis des téléphones portables et des téléphones publics peuvent entraîner des frais plus élevés. Vérifiez auprès de l’opérateur téléphonique pour connaître le coût depuis un téléphone portable ou public.

Partie B - Traitement des Types de Fichiers Spécifiques

DOSSIERS DE RELATIONS PUBLIQUES

Objectif :

L’objectif des dossiers de relations publiques est de consigner les données des activités de relations publiques qui peuvent impliquer des interactions sur internet, du matériel pédagogique, des informations promotionnelles et d’autres activités telles que les contacts avec les médias, les discours, la gestion des événements, des sondages et les préparations de publications.

Les informations personnelles limitées contenues dans les dossiers de relations publiques concernent les organisations, les particuliers, les représentants des médias, les participants aux événements, les prestataires de services et les calendriers d’événements qui apparaissent sur le site de STEPS.

Collecte :

Il est d’usage pour STEPS de collecter des informations personnelles dans les dossiers de relations publiques directement auprès des individus.

STEPS peut parfois collecter des informations personnelles auprès du représentant d’un individu ou d’une source publique telles qu’un site web ou un annuaire téléphonique.

Utilisation et divulgation :

STEPS utilise uniquement les informations personnelles des dossiers de relations publiques pour des initiatives de communication et la gestion des relations publiques.

Les informations personnelles contenues dans les dossiers de relations publiques ne sont pas divulguées à d’autres organisations ou à toute autre personne sans le consentement de la personne concernée à moins que celle-ci puisse raisonnablement s’attendre, ou ait été informée, que les informations de ce genre sont généralement transmises à ces organisations ou des personnes, ou que leur divulgation est nécessaire ou autorisée par la loi.

Qualité des Données :

STEPS maintient et met à jour les informations personnelles dans ses dossiers de relations publiques si besoin, ou lorsqu’un individu l’informe que ses données personnelles ont changé.

Sécurité des données :

Les dossiers de relations publiques sont stockés sur des supports électroniques protégés par mot de passe ou dans des armoires verrouillées sous forme papier. Lorsqu’elles ne sont plus nécessaires, les informations personnelles contenues dans les dossiers de relations publiques sont détruites de manière sécurisée ou archivées selon notre Procédure de Gestion des Dossiers (Records Management Procedure) (i020300)

Les employés suivants ont accès aux dossiers de relations publiques en cas de nécessité :

  • Responsables de l’Organisation
  • Personnel du marketing et de la communication
  • Personnel de la conformité et la mesure du rendement

Accès et rectification :

Pour plus d’informations sur l’accès ou la rectification des données personnelles dans les dossiers de sensibilisation et d’éducation publique, voir « Accès et Rectification » dans la partie A du présent document.

LISTES DE CONTACTS

Objectif :

STEPS conserve des listes de contacts qui incluent des informations de contact relatives aux personnes susceptibles de s’intéresser aux services fournis par STEPS Group Australia. STEPS utilise ces listes de contacts pour diffuser des informations sur ses activités ou publications.

Collecte:

Il est d’usage pour STEPS de collecter des informations personnelles dans les listes de contacts directement auprès des personnes, par exemple, qui ont demandé à être ajoutées à une liste de contacts.

STEPS collecte parfois des informations personnelles auprès de tiers ou de sources publiques telles qu’un site web ou un annuaire téléphonique. STEPS collecte généralement ces informations personnelles de cette manière uniquement si l’individu s’y attend raisonnablement ou a donné son consentement. Par exemple, STEPS pourrait collecter ces informations si nous pensions que l’individu (ou l’organisation pour laquelle il travaille) souhaite recevoir des informations sur les services de STEPS ou qu’il pourrait trouver pertinent d’obtenir des informations sur les soins aux personnes handicapées étant donné ses capacités de travail. STEPS contacterait seulement cet individu par rapport à sa capacité de travail.

Utilisation et divulgation :

STEPS utilise seulement les informations personnelles contenues dans les listes de contacts dans le but de gérer les relations avec les parties prenantes.

STEPS ne transmet aucune information personnelle à d’autres organisations ou à toute autre personne sans le consentement de la personne concernée, à moins que celle-ci puisse raisonnablement s’attendre, ou ait été informée, que les informations de ce genre sont généralement transmise à ces organisations ou ces personnes, ou à moins que la divulgation soit requise ou autorisée par la loi.

Qualité des données :

STEPS maintient et met à jour les informations personnelles dans ses dossiers de relations publiques si besoin, ou lorsqu’un individu l’informe que ses données personnelles ont changé.

Sécurité des données :

Les informations personnelles des listes de contact sont stockées sur des supports électroniques protégés par mot de passe ou sous forme papier dans des armoires verrouillées. Lorsqu’elles ne sont plus nécessaires, les informations personnelles contenues dans les listes de contact sont détruites de manière sécurisée ou archivées selon notre Procédure de Gestion des Dossiers(i020300)

L’accès de routine aux listes de contacts est limité aux opérateurs de la base de données et aux autres travailleurs autorisés qui ont la responsabilité de gérer les listes de contacts. D’autres employés ont accès aux informations personnelles des listes de contacts lorsque cela est nécessaire.

Accès et Rectification :

Pour plus d’informations sur la façon d’accéder ou de rectifier vos données personnelles dans les listes de contacts de STEPS, référez-vous au paragraphe « Accès et Rectification » dans la partie A du présent document.

DOCUMENTS CONNEXES

2.3 Procédure de Gestion des Dossiers (i020300)

GOUVERNANCE

Propriétaire du Document :  Directeur Général
Date d’entrée en vigueur :  08 mai 2017
Date d’approbation :  05 mai 2017
Numéro du Document:   i010106_v2_170508

Start typing and press Enter to search