Gambaran Umum

KOMITMEN TERHADAP PRIVASI

STEPS Group Australia (STEPS) menghormati privasi setiap orang termasuk karyawan, relawan, klien/penerima manfaat, donatur, anggota, mitra bisnis dan pengguna online, dan berkomitmen untuk melindungi informasi pribadi yang diberikan.

Tujuan dari Kebijakan ini adalah untuk:

  • Mengkomunikasikan secara terbuka cara STEPS menangani informasi pribadi.
  • Meningkatkan transparansi aktivitas-aktivitas STEPS.
  • Memberikan setiap individu pemahaman yang lebih baik dan lebih lengkap mengenai jenis informasi pribadi yang dimiliki STEPS dan cara penanganannya.

DEFINISI

Pengguna Online
Mengacu pada setiap orang yang mengakses situs web STEPS

www.stepsgroup.com.au
www.stepsemploymentsolutions.com.au
www.stepstraining.edu.au
www.stepscharity.com.au
www.careforcarers.com.au
www.ndco.stepscs.net.au

Informasi Pribadi
Informasi Pribadi adalah informasi atau pendapat tentang individu yang terindentifikasi, atau individu yang dapat dikenali, benar atau tidak, dan tercatat dalam bentuk materi atau tidak sebagaimana ditentukan dalam Undang-Undang Privasi 1988 (diamandemen).

Informasi Sensitif
Informasi Sensitif adalah informasi atau opini (juga merupakan informasi pribadi) mengenai ras atau etnis seseorang, pendapat politik, keanggotaan asosiasi politik, agama atau afiliasi, kepercayaan filosofis, keanggotaan asosiasi profesional atau perdagangan, keanggotaan serikat kerja, preferensi atau praktik seksual atau catatan kriminal atau kesehatan, informasi atau template biometrik, yang juga merupakan informasi pribadi sebagaimana ditentukan dalam Undang-Undang Privasi 1988 (diamandemen).

Situs Web
Situs Web STEPS. www.stepsgroup.com.au

STEPS menyediakan berbagai layanan termasuk program yang didanai oleh kontrak Negara Bagian dan Persemakmuran. Dalam penyediaan layanan tersebut, kami mematuhi prinsip privasi nasional atau negara bagian bersangkutan dan kewajiban tambahan lainnya berdasarkan kontrak.

Bagian A – Praktik Penanganan Informasi Pribadi

Bagian prosedur ini menjelaskan praktik penanganan informasi umum di STEPS, termasuk informasi tentang cara kami mengumpulkan, menggunakan, mengungkapkan, dan menyimpan informasi pribadi.

Bagian B – Berkas Hubungan Masyarakat

Menawarkan rincian lebih lanjut yang menjelaskan praktik penanganan informasi pribadi sehubungan dengan acara dan kegiatan STEPS seperti pertanyaan berbasis web, materi pendidikan, informasi promosi dan survei.

Bagian A – Informasi Pribadi

KEWAJIBAN KAMI BERDASARKAN UNDANG-UNDANG PRIVASI 

Kebijakan ini mengemukakan cara kami memenuhi kewajiban-kewajiban berdasarkan Undang-Undang Privasi 1988 (Undang-Undang Privasi). Kami terikat pada Prinsip-prinsip Privasi Australia atau Australian Privacy Principles (APPs) dalam Undang-Undang Privasi yang mengatur bagaimana organisasi mengumpulkan, menggunakan, mengungkapkan dan menyimpan informasi pribadi, dan bagaimana seseorang dapat mengakses dan mengoreksi informasi pribadi tentang mereka.

PENGUMPULAN INFORMASI PRIBADI DAN SENSITIF

Jika Anda ingin mengakses layanan STEPS secara anonim atau dengan nama samaran, silakan hubungi kami. Bila hal tersebut memungkinkan dan sah, kami akan mengambil semua langkah yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan Anda. Namun, kami mungkin tidak dapat memberikan layanan yang dibutuhkan jika tidak diberikan informasi yang diperlukan.

Sifat dan besarnya informasi pribadi dan sensitif yang dikumpulkan STEPS bervariasi tergantung pada interaksi khusus Anda dengan STEPS.

STEPS mengumpulkan informasi pribadi dan sensitif dari klien/penerima manfaat, donatur, mitra bisnis, karyawan, relawan dan pengguna online. Informasi lebih lanjut mengenai jenis informasi yang dikumpulkan dari masing-masing kelompok ini dan penggunaannya diuraikan di bawah ini.

Klien dan Penerima Manfaat STEPS

Informasi yang dikumpulkan:

  • Kontak (nama, alamat, email, dll).
  • Data pribadi termasuk tanggal lahir, tempat lahir, jenis kelamin, penghasilan.
  • Tanda Pengenal Resmi Pemerintah (misal Nomor Identifikasi Pencari Kerja, Nomor Referensi Nasabah).
  • Riwayat pekerjaan dan pendidikan.
  • Bahasa (baik tertulis maupun lisan).
  • Informasi mengenai masalah dan pengalaman pribadi, serta hubungan.
  • Latar belakang keluarga dan/atau budaya, jenis dukungan masyarakat yang mungkin klien miliki.
  • Bidang yang diminati.
  • Informasi kesehatan dan/atau riwayat medis.
  • Nomor kartu kredit atau rincian akun bank.
  • Rincian kursus dan hasilnya.
  • Pemeriksaan Polisi mungkin diperlukan untuk beberapa penempatan siswa (terutama penempatan yang berhubungan dengan anak-anak, remaja, dan individu rentan lainnya.) Individu tersebut akan diminta memberikan informasi tertentu untuk Pemeriksaan Polisi.

Cara pengumpulan informasi:

  • Formulir.
  • Pendaftaran online.
  • Telepon.
  • Email.

STEPS menggunakan informasi tersebut untuk:

  • Menyediakan layanan STEPS.
  • Memberikan layanan yang paling tepat dan sesuai dengan kebutuhan klien dan penerima manfaat.
  • Memenuhi persyaratan pendanaan dari pemerintah.
  • Memenuhi persyaratan pelaporan pemerintah.
  • Memantau dan mengevaluasi layanan yang ada saat ini dan merencanakan layanan yang dibutuhkan di masa depan.
  • Menghasilkan laporan tahunan dan untuk tujuan penelitian yang mungkin melibatkan organisasi-organisasi yang dikontrak.
  • Memenuhi kewajiban hukum.

Donatur STEPS

Informasi yang dikumpulkan:

  • Rincian kontak (nama, alamat, email, dll).
  • Data pribadi termasuk tanggal lahir, jenis kelamin, penghasilan.
  • Riwayat donasi.

Cara pengumpulan informasi:

  • Komunikasi, email, brosur.
  • Telepon.
  • Kegiatan atau acara.

STEPS menggunakan informasi tersebut untuk:

  • Memberikan layanan STEPS.
  • Memproses donasi dan menyediakan tanda terima yang akurat.
  • Memfasilitasi kegiatan penggalangan dana dan pemasaran yang sedang berlangsun.
  • Memenuhi kewajiban hukum.
  • Memberikan transparansi berkaitan dana yang disumbangkan, terutama untuk permohonan dan donasi publik.
  • Menghargai dukungan terhadap STEPS.

Mitra Bisnis STEPS

Informasi yang dikumpulkan:

  • Nama orang yang dapat dihubungi, nama organisasi yang mempekerjannya.
  • Nomor telepon dan faksimile.
  • Alamat dan jabatan.
  • Jumlah karyawan, struktur organisasi, deskripsi pekerjaan, dll.
  • Bidang yang diminati berdasarkan kategori dan industri.
  • Rincian bank (jika STEPS menerima atau melakukan pembayaran untuk layanan yang diberikan).
  • Nomor Bisnis Australia atau Australian Business Number (ABN).
  • Jenis bantuan atau proses (misal lowongan pekerjaan, insentif kerja, penempatan industri, jenis barang, dukungan program, sukarela, pembayaran faktur).
  • For Auspice Partners STEPS akan mengumpulkan informasi siswa, klien, dan karyawan.

Cara pengumpulan informasi:

  • Komunikasi, email, brosur.
  • Pendaftaran online.
  • Telepon.
  • Faktur.
  • Kontrak.

STEPS menggunakan informasi tersebut untuk:

  • Menyediakan layanan STEPS.
  • Membangun dan mengelola kemitraan untuk menerima layanan dari Anda atau organisasi yang mempekerjakan Anda.
  • Mengelola hubungan STEPS dengan mitra bisnis.
  • Memberikan informasi mengenai layanan STEPS.
  • Memberikan informasi terbaru mengenai program dan layanan STEPS.
  • Memenuhi persyaratan pendanaan dari pemerintah.
  • Memenuhi persyaratan pelaporan pemerintah.

 Karyawan, relawan, calon karyawan dan calon relawan STEPS 

Informasi yang dikumpulkan:

  • Kontak (nama, alamat, telepon, email, dll).
  • Data pribadi termasuk data pribadi kontak darurat. Personal details including personal details of emergency contact person (s).
  • Tanggal lahir. Date of birth.
  • Negara kelahiran, kewarganegaraan, tempat tinggal dan/atau visa.
  • Bahasa lisan dan tulisan.
  • Akun bank dan dana pensiun.
  • Rincian pekerjaan atau relawan.
  • Keterampilan dan pengalaman.
  • Kecakapan dan rincian Surat Izin Mengemudi.
  • Informasi dan pendapat dari pembuat keputusan bagi calon karyawan dan kandidat sukarelawan.
  • Pemeriksaan Polisi mungkin diperlukan untuk beberapa posisi (terutama pekerjaan yang berhubungan dengan anak-anak, remaja dan individu yang rentan lainnya). Individu yang bersangkutan akan diminta untuk memberikan informasi tertentu pemeriksaan polisi.
  • Dalam beberapa situasi, penting bagi STEPS untuk mengumpulkan atau menerima informasi mengenai kesehatan pekerja. Dalam hal ini, STEPS akan menjelaskan alasan pengumpulan informasi dan kepada siapa informasi itu akan diberikan.

STEPS menggunakan informasi tersebut untuk:

  • Memberikan layanan STEPS.
  • Memproses aplikasi calon karyawan atau calon relawan STEPS.
  • Memudahkan penempatan pada posisi yang sesuai.
  • Membantu layanan
  • Memberikan umpan balik terhadap kinerja karyawan atau relawan.
  • Memenuhi tanggung jawab legislatif kepada semua relawan dan karyawan.
  • Mendapatkan umpan balik dari setiap individu tentang pengalaman mereka.
  • Membantu STEPS meninjau dan memperbaiki program dan layanan serta menginformasikan setiap individu mengenai kesempatan dan perkembangan STEPS.
  • Menyediakan informasi mengenai layanan STEPS.
  • Menfasilitasi keterlibatan lebih lanjut dengan STEPS (misal bantuan penyandang disabilitas, keanggotaan, donatur).
  • Memenuhi persyaratan pelaporan pemerintah.
  • Memastikan STEPS dapat menghubungi calon karyawan/relawan sesuai kebutuhan.

Anggota STEPS 

Informasi yang dikumpulkan:

  • Kontak (nama, alamat, nomor telepon, email, dll).
  • Tanggal lahir.

STEPS menggunakan informasi tersebut untuk:

  • Menyediakan layanan STEPS.
  • Menyediakan pembaruan komunikasi dan memastikan transparansi.
  • Berkaitan dengan dana yang disumbangkan, terutama permohonan donasi publik dan kegiatan STEPS.
  • Menyediakan informasi mengenai STEPS.
  • Mengirimkan undangan kegiatan dan aktivitas yang akan datang.
  • Menghargai dukungan terhadap STEPS.

 Pengguna Online.

Sejauh Kebijakan ini berlaku untuk masalah privasi online, kebijakan ini merupakan bagian dari persyaratan dan ketentuan di situs web STEPS. STEPS tidak akan membagikan informasi pribadi kepada pihak ketiga selain penyedia layanan yang membantu STEPS menyediakan informasi dan/atau layanan yang kami berikan kepada Anda.

Informasi yang dikumpulkan:

  • Kontak (nama, alamat, nomor telepon, email, dll).
  • Informasi non pribadi (misal navigasi dan statistik pengunjung).
  • Alamat server, tipe browser, tanggal dan waktu kunjungan.
  • Informasi pribadi (misal kampanye berita).

STEPS menggunakan informasi tersebut untuk:

  • Memberikan pembaruan sehubungan dengan situs web kami.
  • Menganalisa penggunaan situs web dan membuat perbaikan pada situs web, mendidentifikasi kebutuhan pengguna.
  • STEPS tidak mencocokkan informasi pribadi yang dikumpulkan dengan informasi non pribadi.
  • Menyediakan materi pemasaran langsung.
  • Menyediakan informasi dalam bentuk buletin.

INFORMASI TAMBAHAN

Dari waktu ke waktu, situs web ini berisi link ke situs-situs lain. Tautan ke situs web pihak ketiga bukan merupakan sponsor atau pengesahan atau persetujuan dari situs web ini. STEPS menekankan bahwa mungkin ada kebijakan privasi yang berbeda ketika pengguna online mengakses situs web yang bukan situs web STEPS. Untuk memverifikasi bagaimana situs web mengumpulkan dan menggunakan informasinya, pengguna harus memeriksa kebijakan situs web tersebut.

CARA STEPS MENGUMPULKAN INFORMASIHOW STEPS COLLECTS INFORMATION

Bila memungkinkan STEPS mengumpulkan informasi pribadi dan sensitif langsung dari Anda. STEPS mengumpulkan informasi melalui berbagai cara, termasuk wawancara telepon dan wawancara langsung, email, janji temu, formulir dan kuesioner. Jika Anda merasa bahwa informasi yang diminta oleh STEPS, baik dalam bentuk maupun dalam diskusi kami dengan Anda, bukanlah informasi yang ingin Anda berikan, silakan hubungi kami.

Dalam beberapa situasi, STEPS mungkin mendapatkan informasi pribadi dari sumber pihak ketiga. Jika kami mengumpulkan informasi tentang Anda dengan cara ini, kami akan mengambil langkah-langkah yang dibutuhkan.

untuk menghubungi Anda dan memastikan bahwa Anda mengetahui tujuan dari pengumpulan informasi tersebut dan kepada organisasi mana informasi tersebut diberikan, tunduk pada pengecualian apapun di bawah Undang-undang.

INFORMASI KESEHATAN

Sebagai bagian dari layanan administrasi, STEPS dapat mengumpulkan informasi kesehatan. Misalnya informasi kesehatan (seperti riwayat medis) dari beberapa klien/penerima manfaat yang berpartisipasi dalam program STEPS. Saat mengumpulkan informasi kesehatan, STEPS akan meminta persetujuan Anda dan menjelaskan bagaimana informasi tersebut akan digunakan dan dikumpulkan.

Jika informasi kesehatan Anda dikumpulkan dari pihak ketiga (seperti dokter Anda) STEPS akan memberitahukan bahwa informasi Anda telah dikumpulkan dan akan menjelaskan bagaimana informasi ini akan digunakan dan diungkapkan.

STEPS tidak akan menggunakan informasi kesehatan melebihi persetujuan yang diberikan oleh Anda, kecuali jika diperoleh persetujuan lebih lanjut atau sesuai dengan salah satu pengecualian berdasarkan Undang-Undang Privasi atau sesuai dengan undang-undang lain. Jika STEPS menggunakan informasi kesehatan Anda untuk tujuan penelitian atau statistik, data tak akan dihubungkan dengan Anda jika memungkinkan.

PENGGUNAAN DAN PENGUNGKAPAN INFORMASI PRIBADI

STEPS hanya menggunakan informasi pribadi untuk tujuan yang disetujui atau yang berkaitan dengan acara atau kegiatan STEPS.

STEPS dapat berbagi informasi pribadi dengan divisi operasional terkait seperti Bagian Pengawasan Kualitas atau Keuangan.

Untuk tujuan yang disebutkan dalam Kebijakan ini (dibahas di atas pada ii – Pengumpulan Informasi Pribadi dan Sensitif), STEPS dapat mengungkapkan informasi pribadi kepada organisasi eksternal lainnya termasuk:

  • Departemen/Lembaga Pemerintah yang mendanai layanan STEPS.
  • Kontraktor yang mengelola beberapa layanan yang ditawarkan kepada Anda, seperti Penyedia Penyimpanan Arsip yang menyimpan data dengan aman. Akan diambil langkah yang tepat untuk memastikan mereka mematuhi Prinsip-prinsip Privasi Australia atau Australian Privacy Principles (APPs) saat menangani informasi pribadi dan wewenang hanya diberikan untuk menggunakan informasi pribadi demi memberikan layanan atau untuk melakukan hal yang dibutuhkan oleh STEPS.
  • Dokter dan ahli perawatan kesehatan yang membantu STEPS dalam memberikan layanan.
  • Badan regulasi lainnya.
  • Pemberi keputusan, karyawan dan relawan, mantan karyawan, calon karyawan dan relawan STEPS.
  • Penasihat profesional kami, termasuk akuntan, auditor dan pengacara STEPS. Our professional advisors, including STEPS’ accountants, auditors and lawyers.
  • Auditor sebagaimana disyaratkan oleh Kontrak/Sertifikasi dan Pendaftaran Pemerintah.

Kecuali sebagaimana diuraikan di atas, STEPS tidak akan mengungkapkan informasi pribadi seseorang kepada pihak ketiga kecuali jika sesuai dengan salah satu dari hal berikut ini:

  • Mendapat persetujuan dari individu yang bersangkutan.
  • Individu tersebut mengharapkan STEPS untuk menggunakan atau memberikan informasi untuk tujuan lain yang berkaitan dengan tujuan pengumpulannya (atau dalam kasus informasi sensitif – yang berkaitan langsung dengan tujuan pengumpulannya).
  • Diwajibkan atau disahkan oleh undang-undang.
  • Dapat encegah atau mengurangi ancaman serius terhadap kehidupan, kesehatan atau keselamatan seseorang atau kesehatan atau keselamatan masyarakat.
  • Dibutuhkan untuk mengambil tindakan yang tepat sehubungan dengan aktivitas yang diduga melanggar hukum, atau kesalahan yang serius yang berkaitan dengan acara atau kegiatan STEPS.
  • Dibutuhkan untuk membantu pencarian orang hilang.
  • Dibutuhkan untuk membantu menetapkan, menjalankan atau membela tuntutan hukum.
  • Dibutuhkan untuk proses penyelesaian perselisihan secara tertutup.
  • Dibutuhkan untuk memberikan layanan kesehatan.
  • Dibutuhkan oleh manajemen, pendanaan atau pengawasan layanan kesehatan yang berhubungan dengan kesehatan atau keselamatan masyarakat.
  • Dibutuhkan untuk penelitian atau kompilasi atau analisa yang relevan dengan kesehatan atau keselamatan masyarakan.
  • Dibutuhkan untuk penegakan hukum oleh badan penegak hukum.

STEPS biasanya tidak mengirimkan informasi pribadi ke luar Australia. Beberapa layanan data memiliki pusat penyimpanan di luar negeri. Bila ini terjadi, STEPS akan mengambil semua langkah yang dibutuhkan untuk melindungi informasi pribadi Anda. STEPS akan melindungi informasi pribadi Anda baik dengan memastikan bahwa negara tujuan memiliki perlindungan serupa sehubungan dengan privasi atau STEPS akan membuat perjanjian kontrak dengan penerima informasi pribadi untuk melindungi privasi Anda.

KEAMANAN INFORMASI PRIBADI DAN SENSITIF 

STEPS mengambil langkah-langkah yang dibutuhkan untuk melindungi informasi pribadi dan sensitif yang disimpan STEPS terhadap penyalahgunaan, gangguan, kehilangan, akses yang tidak berwenang, modifikasi dan kebocoran.

Langkah-langkah ini termasuk proteksi password untuk mengakses sistem TI elektronik kami, mengamankan berkas kertas di lemari terkunci dan pembatasan akses fisik. Hanya petugas yang berwenang diizinkan untuk mengakses rincian ini.

Bila informasi pribadi tidak diperlukan lagi, dokumen tersebut dimusnahkan secara aman, atau diarsipkan sesuai dengan Prosedur Manajemen Arsip kami (i020300).

AKSES DAN KOREKSI INFORMASI PRIBADI

Jika seseorang meminta pelepasan informasi yang kami pegang tentang dirinya, atau meminta agar STEPS mengubah informasi pribadi, STEPS akan memberikan akses atau melakukan perubahan kecuali jika STEPS menganggap ada alasan masuk akal berdasarkan Undang-undang Privasi atau undang-undang lain yang relevan untuk menahan informasi, atau tidak melakukan perubahan.

Permohonan untuk akses dan/atau koreksi harus dilakukan kepada Manajer Kualitas Pelayanan (rincian pada subbagian ix – Cara Menghubungi Kami). Untuk alasan keamanan Anda diminta untuk mengajukan permohonan secara tertulis dan memberikan bukti identitas diri. Hal ini diperlukan untuk memastikan bahwa informasi pribadi diberikan hanya kepada individu yang benar dan bahwa privasi orang lain tidak dirusak.

STEPS akan memberikan akses dengan mengizinkan Anda untuk memeriksa, mencatat atau mencetak informasi pribadi yang kami pegang tentang Anda. Jika informasi pribadi (misalnya, nama dan rincian akun Anda) diduplikasi di database yang berbeda, STEPS umumnya akan memberikan satu hasil cetak informasi ini.

STEPS akan mengambil semua langkah yang dibutuhkan untuk memberikan akses informasi yang diminta dalam waktu 14 hari setelah permohonan. Dalam situasi di mana permohonan itu rumit atau memerlukan akses ke sejumlah besar informasi, STEPS akan mengambil semua langkah yang dibutuhkan untuk memberikan akses ke informasi yang diminta dalam 30 hari.

STEPS dapat mengenakan biaya yang dibutuhkan untuk mengganti biaya yang dikeluarkan terkait dengan permintaan akses terhadap informasi, termasuk dalam kaitannya dengan fotokopi dan biaya pengiriman informasi yang tersimpan di luar lokasi. Setiap biaya akan dibahas pada saat pengajuan permohonan.

Jika seseorang dapat mengungkapkan bahwa informasi pribadi yang dimiliki STEPS tentangnya tidak akurat, lengkap atau bukan yang terbaru, STEPS akan mengambil langkah-langkah yang dibutuhkan untuk memperbaikinya.

Akses akan ditolak jika:

  • Permohonan tidak berhubungan dengan informasi pribadi pemohon.
  • Penyediaan akses akan menimbulkan ancaman serius bagi kehidupan, kesehatan atau keselamatan seseorang atau masyarakat.
  • Penyediaan akses akan menciptakan dampak yang tidak masuk akal terhadap privasi orang lain.
  • Permohonan tersebut sembrono dan mengganggu hidup seseorang.
  • Permohonan berkaitan dengan proses hukum yang ada atau akan dilakukan.
  • Penyediaan akses akan membahayakan pemohon.
  • Akses melanggar hukum.
  • Penolakan diperintahkan oleh atau diwajibkan oleh hukum.
  • Akses akan membahayakan aktivitas penegak hukum.
  • Akses akan membahayakan seperti tindakan pelanggaran hukum, atau kesalahan yang bersifat serius yang berhubungan dengan acara atau kegiatan STEPS.
  • Akses mengungkapkan proses pengambilan keputusan atau informasi yang ‘sensitif secara komersial’.
  • Alasan lain yang ditetapkan APPs atau Undang-undang Privasi.

STEPS akan memberikan alasan penolakan terhadap akses informasi. Bila ada perselisihan tentang hak Anda atas akses terhadap informasi atau bentuk akses, hal ini akan ditangani sesuai dengan prosedur pengaduan yang disebutkan di bawah ini.

PROSEDUR PENGADUAN

Jika Anda memberi kami informasi pribadi dan sensitif, atau kami telah mengumpulkan dan menyimpan informasi pribadi dan sensitif Anda, Anda berhak mengajukan keluhan dan melakukan penyidikan sesuai prosedur pengaduan.

Jika Anda memiliki keluhan tentang praktik privasi STEPS atau penanganan STEPS terhadap informasi pribadi dan sensitif Anda, silakan hubungi Manajer Kualitas Pelayanan kami (dijelaskan dengan rinci di bawah).

Semua pengaduan akan dicatat pada Perbaikan Sistem Organisasi kami.

Pengaduan pribadi berhubungan dengan kekhawatiran tentang praktik privasi STEPS atau penanganan informasi pribadi dan sensitif Anda. Ini mencakup hal-hal seperti bagaimana informasi dikumpulkan dan disimpan, bagaimana informasi digunakan atau diungkapkan, atau penyediaan akses terhadap informasi pribadi dan sensitif tersebut.

Tujuan dari prosedur pengaduan ini adalah untuk mencapai penyelesaian pengaduan Anda secara efektif dalam jangka waktu yang memungkinkan, biasanya dalam 20 hari atau sesegera mungkin. Namun, dalam beberapa kasus, terutama jika masalahnya rumit, resolusinya mungkin memakan waktu lebih lama.

Begitu pengaduan dilakukan, STEPS akan mencoba dan menyelesaikan masalah tersebut dengan beberapa cara seperti:

  • Meminta Informasi lebih lanjut:   STEPS dapat meminta informasi lebih lanjut dari Anda. Anda harus siap memberikan informasi sebanyak mungkin, termasuk rincian tanggal dan dokumen yang relevan. Ini memungkinkan STEPS untuk menangani keluhan dan memutuskan penyelesaian yang tepat. Semua rincian yang diberikan akan dijaga kerahasiaannya.
  • Mendiskusikan Opsi: STEPS akan mendiskusikan opsi resolusi dengan Anda dan jika Anda memiliki saran tentang bagaimana masalah ini dapat dipecahkan, Anda dapat membahasnya dengan Manajer Kualitas Layanan kami.
  • Investigasi: Bila perlu, pengaduan akan diselidiki. STEPS akan mencoba melakukannya dalam jangka waktu memungkinkan. Mungkin perlu menghubungi orang lain untuk melanjutkan penyelidikan. Hal ini diperlukan untuk memproses pengaduan Anda.
  • Perilaku Karyawan Kami: Jika keluhan Anda melibatkan perilaku karyawan kami, kami akan membahas masalah ini dengan karyawan yang bersangkutan dan meminta komentar dan masukan mereka dalam resolusi pengaduan.
  • Keluhan dapat dibuktikan: Jika pengaduan Anda terbukti benar, Anda akan diberitahu mengenai temuan tersebut. STEPS kemudian akan mengambil langkah-langkah yang disepakati yang sesuai untuk menyelesaikan keluhan, mengatasi kekhawatiran Anda dan mencegah masalah ini terjadi kembali.
  • Keluhan tidak dapat dibuktikan: Jika keluhan tidak dapat dibuktikan, atau tidak dapat diputuskan sesuai keinginan Anda, namun prosedur pengaduan ini telah diikuti, STEPS dapat memutuskan untuk merujuk masalahnya ke perantara yang sesuai. Misalnya, meminta bantuan pengacara yang memenuhi syarat atau pihak ketiga yang disepakati untuk bertindak sebagai mediator.
  • Pada akhir pengaduan, jika Anda masih belum puas dengan hasilnya, Anda dapat mengajukan pengaduan ke Kantor Komisaris Informasi Australia atau Office of the Australian Information Commissioner di oaic.gov.au.

STEPS akan menyimpan catatan pengaduan dan hasil akhirnya.

STEPS tidak dapat menangani pengaduan yang bersifat anonim karena STEPS tidak dapat menyelidiki dan menindaklanjutinya. Namun, jika ada pengaduan anonim yang diterima, STEPS akan memperhatikan masalah yang diangkat, dan jika memungkinkan, mencoba untuk menyelidiki permasalahan dan menyelesaikannya dengan tepat.

PERUBAHAN PADA KEBIJAKAN INI

STEPS berhak untuk meninjau, mengubah dan/atau memperbarui Kebijakan ini dari waktu ke waktu.

STEPS akan mematuhi persyaratan privasi APPs dan lainnya dan dipantau berdasarkan kontrak Pemerintah Negara Bagian atau Persemakmuran.

Jika peraturan privasi dan/atau regulasi baru diperkenalkan atau Kebijakan Privasi kami diperbarui, STEPS akan merangkum setiap modifikasi atau penyempurnaan substansial di bagian ini.

CARA MENGHUBUNGI KAMI

Setiap individu dapat memperoleh informasi lebih lanjut mengenai Kebijakan ini, atau memberikan komentar, dengan menghubungi kami:

Quality and Customer Services Manager

STEPS Group Australia

PO Box 1139
Caloundra, Qld, 4558
Ph: 1300 0 STEPS (1300 078 377)
PrivacyOfficer@stepsgroup.com.au

Jika Anda tidak berbicara bahasa Inggris, atau bahasa Inggris adalah bahasa kedua Anda dan Anda membutuhkan bantuan untuk berkomunikasi dengan kami, silakan kirim email dan kami akan memilih layanan terjemahan yang sesuai.

Catatan: Panggilan ini dapat dilakukan dengan biaya panggilan lokal dari sambungan telepon rumah di manapun di Australia, namun panggilan dari telepon seluler dan telepon umum mungkin dikenakan biaya lebih tinggi. Tanyakan kepada penyedia layanan mengenai biaya telepon seluler atau telepon umum. These calls can be made for the cost of a local call from fixed residential landlines anywhere in Australia, but calls from mobile and pay phones may incur higher charges. Check with the service provider for costing from mobile or pay phones.

Bagian B – Menangani Jenis Berkas Tertentu

BERKAS HUBUNGAN MASYARAKAT

Tujuan:

Tujuan berkas humas adalah mencatat rincian aktivitas hubungan masyarakat yang melibatkan interaksi berbasis web, materi pendidikan, informasi promosi, dan kegiatan lainnya seperti kontak dengan media, pidato, manajemen acara, survei dan persiapan publikasi.

Informasi pribadi terbatas dalam file hubungan masyarakat berkaitan dengan organisasi, perorangan, perwakilan media, peserta acara, penyedia layanan dan daftar kalender acara yang muncul di situs web STEPS.

Pengumpulan: 

STEPS mengumpulkan informasi pribadi di berkas humas langsung dari individu yang bersangkutan.

Terkadang STEPS dapat mengumpulkan informasi pribadi dari perwakilan individu atau dari sumber yang tersedia untuk umum seperti situs web dan buku telepon.

Penggunaan dan pengungkapan: 

STEPS hanya menggunakan informasi pribadi di berkas humas untuk tujuan menjalankan komunikasi dan mengelola hubungan masyarakat.

Informasi pribadi pada berkas humas tidak akan diungkapkan kepada organisasi lain atau orang lain tanpa persetujuan kecuali individu yang bersangkutan mengetahui, atau diberitahu, bahwa jenis informasi tersebut biasanya diteruskan ke organisasi atau orang lain, atau pengungkapan tersebut diwajibkan atau diizinkan oleh undang-undang.

Kualitas Data: 

STEPS menjaga dan memperbarui informasi pribadi di berkas humas jika dianggap perlu, atau bila disarankan oleh individu yang bersangkutan jika informasi pribadinya telah berubah.

Keamanan Data:

Berkas humas disimpan di media elektronik yang dilindungi kata sandi atau disimpan dalam lemari terkunci. Bila tidak diperlukan lagi, informasi pribadi dimusnahkan secara aman atau diarsipkan sesuai dengan Prosedur Manajemen Arsip kami (i020300).

Karyawan berikut memiliki akses mutlak harus tahu ke berkas hubungan masyarakat:

  • Petugas Organisasi
  • Staf Pemasaran dan Komunikasi
  • Staf yang termasuk dalam Pengukuran Kinerja

Akses dan koreksi: 

Untuk informasi mengenai cara mengakses atau memperbaiki informasi pribadi dalam berkas kesadaran dan pendidikan publik, lihat ‘Akses dan Koreksi’ di Bagian A dari dokumen ini.

DAFTAR KONTAK

Tujuan: 

STEPS mempertahankan daftar kontak yang mencakup informasi kontak tentang individu yang mungkin memiliki kepentingan terhadap layanan yang diberikan oleh STEPS Group Australia. STEPS menggunakan daftar kontak ini untuk mendistribusikan informasi mengenai kegiatan dan publikasi kami.

Pengumpulan: 

STEPS mengumpulkan informasi pribadi dalam daftar kontak langsung dari individu yang bersangkutan, misal, di mana mereka diminta untuk ditambahkan ke daftar kontak.

STEPS terkadang mengumpulkan informasi pribadi dari pihak ketiga atau dari sumber yang tersedia untuk umum seperti situs web atau buku telepon. STEPS hanya mengumpulkan informasi pribadi dengan cara ini hanya jika individu yang bersangkutan mengetahui, atau memberikan persetujuan. Misalnya, STEPS mungkin mengumpulkan informasi jika kami rasa individu (organisasi tempat mereka bekerja) ingin menerima informasi tentang layanan STEPS, atau mereka mungkin ingin mempertimbangkan informasi tentang perawatan disabilitas yang bermanfaat untuk pekerjaan yang mereka lakukan. STEPS hanya akan menghubungi individu ini dalam kapasitas pekerjaan mereka.

Penggunaan dan pengungkapan: 

STEPS hanya menggunakan informasi pribadi di daftar kontak untuk tujuan pengelolaan hubungan pemangku kepentingan.

STEPS tidak akan memberikan informasi pribadi individu atau organisasi atau orang lain tanpa persetujuan kecuali individu tersebut mengetahui, atau diberi tahu, bahwa jenis informasi tersebut biasanya diteruskan ke organisasi atau individu lain, atau pengungkapannya diwajibkan atau disahkan oleh hukum.

Kualitas Data: 

STEPS menjaga dan memperbarui informasi pribadi di berkas humas jika dianggap perlu, atau bila disarankan oleh individu yang bersangkutan jika informasi pribadinya telah berubah. STEPS akan menghapus informasi kontak jika individu yang bersangkutan tidak ingin dihubungi lagi.

Keamanan Data: 

Informasi pribadi dalam daftar kontak disimpan di media elektronik yang dilindungi kata sandi atau disimpan dalam lemari terkunci. Bila tidak diperlukan lagi, informasi pribadi dimusnahkan secara aman atau diarsipkan sesuai dengan Prosedur Manajemen Arsip kami.

Akses rutin ke daftar kontak terbatas pada operator database dan petugas yang berwenang yang bertanggung jawab untuk memelihara daftar kontak. Karyawan lain memiliki akses mutlak harus tahu ke berkas hubungan masyarakat.

Akses dan koreksi: 

Untuk informasi mengenai cara mengakses atau memperbaiki informasi pribadi dalam daftar kontak STEPS, lihat ‘Akses dan Koreksi’ di Bagian A dari dokumen ini.

DOKUMEN TERKAIT

2.3 Prosedur Manajemen Arsip (i020300) 2.3 

TATA KELOLA 

Pemilik Dokumen: Direktur Utama
Tanggal Efektif: 08 Mei 2017 
Tanggal Persetujuan: 05 Mei 2017
Nomor Dokumen:  i010106_v2_170508

Start typing and press Enter to search