نظرة عامة

الالتزام بالخصوصية

تحترم مجموعة ستيبس أستراليا (STEPS) خصوصية جميع الأشخاص بمن فيهم الموظفين، والمتطوعين، والعملاء/المستفيدين، والمانحين، والأعضاء، وشركاء العمل، والمستخدمين الإلكترونيين، وتلتزم بحماية المعلومات الشخصية التي تمّ تزويدنا بها.

الغرض من هذه السياسة هو أنها:

تذكر وبشكل واضح الكيفية التي من خلالها تقوم STEPS بالتعامل مع المعلومات الشخصية.

  • تعزز من شفافية عمليات STEPS.
  • تعطي الأفراد فهماً أكمل وأفضل لشكل المعلومات الشخصية التي تقوم STEPS بالاحتفاظ بها وللطريقة التي تتعامل بها مع هذه المعلومات.

التعريفات

المستخدمون الإلكترونيون

وتشير إلى أي شخص يصل إلى الموقع الإلكتروني لـ STEPS

www.stepsgroup.com.au
www.stepsemploymentsolutions.com.au
www.stepstraining.edu.au
www.stepscharity.com.au
www.careforcarers.com.au
www.ndco.stepscs.net.au

المعلومات الشخصية

المعلومات الشخصية هي أية معلومات أو أية آراء حول شخص محدد، أو حول شخص يمكن تحديده بشكل معقول، سواءً أكان حقيقياً أم لا، وسواءً أكان مسجّلاً بشكل مادي أم لا، على النحو المحدّد في قانون الخصوصية 1988 (بصيغته المعدّلة).

المعلومات الحساسة

المعلومات الحساسة هي معلومات أو آراء (والتي تعتبر شخصية كذلك) تتعلق بأصول الفرد العرقية أو الإثنية، أو بآرائه السياسية، أو بعضويته في إحدى الجمعيات السياسية، أو بمعتقداته أوانتماءاته الدينية، أو بمعتقداته الفلسفية، أو بعضويته في إحدى الجمعيات المهنية أو التجارية، أو بعضويته في أحد الاتحادات التجارية، أو بممارساته وتفضيلاته الجنسية، أو بسجله الجرمي أو بسجله الصحي، أو بالمعلومات البيومترية أو القوالب البيومترية والتي تعتبر كذلك معلومات شخصية على النحو المحدد في قانون الخصوصية 1988 (بصيغته المعدّلة).

الموقع الإلكتروني

الموقع الإلكتروني لـ STEPS: . www.stepsgroup.com.au

تقوم STEPS بتقديم طائفة من الخدمات بما في ذلك البرامج المموّلة بموجب عقود الدولة وعقود الكومونولث. وبتقديمنا هكذا خدمات، فإننا نمتثل لمباديء الخصوصية الوطنية ذات العلاقة ولأي التزامات إضافية بموجب ذاك العقد.

القسم أ – ممارسات التعامل مع المعلومات الشخصية

يشرح هذا القسم من الإجراءات ممارسات STEPS في التعامل مع المعلومات العامة، بما في ذلك المعلومات المتعلقة بكيفية جمعنا للمعلومات الشخصية وكيفية استخدامنا لها، وكيفية الكشف عنها وتخزينها.

القسم ب – ملفات العلاقات العامة

يقدّم المزيد من التفاصيل والتي تشرح ممارسات التعامل مع المعلومات الشخصية فيما يتعلق بوظائف وأنشطة STEPS مثل استفسارات الإنترنت، والمواد التعليمية، والمعلومات الترويجية والدراسات الاستقصائية.

القسم أ – المعلومات الشخصية

التزاماتنا بموجب قانون الخصوصية

تحدّد هذه السياسة الكيفية التي من خلالها نمتثل لالزاماتنا بموجب قانون سياسة الخصوصية 1988 (قانون الخصوصية). ونحن ملتزمون بمباديء الخصوصية الأسترالية (APPs) الواردة في قانون الخصوصية والتي تنظم كيفية قيام المنظمات بجمع المعلومات الشخصية، واستخدامها، والكشف عنها، وتخزينها، وكذلك كيفية السماح للأفراد بالوصول إلى المعلومات الشخصية المخزنة عنهم وتصحيحها.

جمع المعلومات الشخصية والمعلومات الحساسة

إذا كنت ترغب في الوصول إلى خدمات STEPS على أساس مجهول أو من خلال استخدام اسم مستعار، فالرجاء إعلامنا بذلك. وإن كان ذلك ممكناً وقانونياً، فسنقوم باتخاذ كافة الخطوات المعقولة للامتثال لطلبك. ولكن قد لا يكون بإمكاننا توفير الخدمات المعنية إن لم تقم بتزويدنا بالمعلومات الشخصية المطلوبة.

تتفاوت طبيعة ومدى المعلومات الشخصية والمعلومات الحساسة الخاصة بك والتي قامت STEPS بجمعها تبعاً لتفاعلك المحدد مع STEPS.

وتقوم STEPS بجمع معلومات شخصية وحساسة من العملاء/ المستفيدين، والمانحين، وشركاء العمل، والموظفين، والمتطوعين والمستخدمين الإلكترونيين. ونذكر تالياً معلومات إضافية حول نوع المعلومات التي يتم جمعها من كل مجموعة من هذه المجموعات، وحول استخدام هكذا معلومات.

عملاء ومستفيدو STEPS

نوع المعلومات التي يتم جمعها:

  • تفاصيل الاتصال (الاسم، العنوان، البريد الإلكتروني…إلخ)
  • معلومات شخصية بما في ذلك تاريخ الميلاد، ومكان الميلاد، ونوع الجنس، والدخل

  • المعرّفات الحكومية (مثل، رقم تعريف الباحث عن عمل، الرقم المرجعي للعميل).
  • التاريخ الوظيفي والمؤهلات التعليمية

  • اللغات (المكتوبة والمنطوقة).
  • المعلومات حول القضايا والخبرات والعلاقات الشخصية.

  • العائلة و/ أو الخلفية الثقافية، والدعم الذي قد يحظى به العملاء في المجتمع.

  • المجالات ذات الأهمية
  • المعلومات الصحية و/أو التاريخ الطبي.
  • أرقام بطاقات الائتمان أو تفاصيل الحساب البنكي.
  • تفاصيل الدورة الدراسية ونتائجها
  • قد تكون هناك حاجة إلى قيام الشرطة بالفحص والتحقق بخصوص تنسيب بعض الطلاب (خصوصاً الوظائف التي تتطلب العمل مع الأطفال واليافعين والأفراد الضعفاء). وسيُطلب من هؤلاء الأفراد توفير معلومات معينة حتى تقوم الشرطة بالتحقق الملائم.

كيف يتم جمع المعلومات:

  • النماذج
  • التسجيل الإلكتروني
  • الهاتف
  • البريد الإلكتروني

الغرض من استخدام  STEPS لهذه المعلومات:

  • لتقديم خدمات STEPS.
  • لتزويد العملاء/المستفيدين بأكثر الخدمات ملاءمة لاحتياجاتهم.
  • لموافقة أي من متطلبات التمويل الحكومي لبرامجنا.
  • للوفاء بأي متطلبات لتقديم التقارير الحكومية.
  • لمراقبة وتقييم الخدمات الحالية والتخطيط للخدمات المستقبلية.
  • لإعداد التقارير السنوية ولأغراض البحث التي قد ترتبط بالمنظمات المتعاقدة.
  • للامتثال للالتزامات القانونية.

مانحو STEPS

نوع المعلومات التي يتم جمعها:

  • تفاصيل الاتصال (الاسم، العنوان، البريد الإلكتروني…إلخ)
  • التفاصيل الشخصية بما في ذلك تاريخ الميلاد، ونوع الجنس، والدخل.
  • تاريخ المنح

كيف يتم جمع المعلومات:

  • الاتصالات، البريد الإلكتروني، النشرات الإعلانية.
  • الهاتف.
  • أثناء حضور الأحداث الهامة والمناسبات العامة.

الغرض من استخدام  STEPS لهذه المعلومات:

  • لتقديم خدمات STEPS.
  • لمعالجة التبرعات والمِنح ولتوفير إيصالات دقيقة.
  • لتسهيل أنشطة جمع التبرعات والأنشطة التسويقية الجارية.
  • للامتثال للالتزامات القانونية
  • لتوفير الشفافية فيما يتعلق بالأموال الممنوحة، وخصوصاً للمطالبات والتبرعات العامة.
  • للاعتراف بدعم STEPS.

شركاء عمل STEPS

نوع المعلومات التي يتم جمعها:

  • اسم مسؤول الاتصال، والمنظمة التي توظف هذا الشخص.
  • أرقام الهواتف، رقم الفاكس.
  • اسم الشارع والعنوان البريدي والمسمّى الوظيفي.
  • عدد الموظفين، والهيكلية، والوصف الوظيفي…إلخ.
  • المجالات ذات الأهمية حسب الفئة والمجال.
  • التفاصيل المصرفية (في حال كانت STEPS ستستلم المدفوعات، أو ستقوم بالدفع مقابل الخدمات المستلَمة).
  • الرقم التجاري الأسترالي (ABN).

  • نوع الدعم أو النهج (مثل: الشواغر الوظيفية، والحوافز الوظيفية، وإقامة الصناعات، والتبرعات العينية، ودعم البرامج، والعمل التطوعي، وسداد الفواتير).
  • بالنسبة للشركاء الراعين، ستقوم STEPS بجمع معلومات حول الطلاب، والعملاء، والموظفين، وأصحاب العمل.

كيف يتم جمع المعلومات:

  • الاتصالات، البريد الإلكتروني، النشرات الإعلانية.
  • التسجيل الإلكتروني.
  • الهاتف.
  • الفواتير.
  • العقود.

الغرض من استخدام STEPS لهذه المعلومات:

لتقديم خدمات STEPS.

  • لتأسيس الشراكات وإدارتها وتلقي الخدمات منك أو من المنظمة التي تعمل لديها.
  • لإدارة علاقة STEPS مع شركاء العمل.
  • لتوفير معلومات حول خدمات STEPS.
  • لإعلام الشركة بأحدث المستجدات المتعلقة ببرامج وخدمات STEPS.
  • لموافقة أي من متطلبات التمويل الحكومي لبرامجنا.
  • للوفاء بأي متطلبات لتقديم التقارير الحكومية

موظفو ومتطوعو STEPS، والموظفون والمتطوعون المحتملون

نوع المعلومات التي يتم جمعها:

  • معلومات الاتصال (الاسم، العنوان، أرقام الهواتف، البريد الإلكتروني…إلخ).
  • التفاصيل الشخصية بما في ذلك التفاصيل الشخصية لمسؤول/مسؤولي الاتصال في الحالات الطارئة.
  • تاريخ الميلاد.
  • تفاصيل بلد الميلاد، والمواطنة، والإقامة و/ أو التأشيرة.
  • اللغات المنطوقة والمكتوبة.
  • تفاصيل الحساب البنكي والتقاعد.
  • تفاصيل العمل الحالي/ السابق أو المشاركة التطوعية.
  • الخبرة والمهارات.
  • تفاصيل المؤهلات ورُخص القيادة.
  • المعلومات والآراء الصادرة عن الحكّام بخصوص الموظفين والمرشحين المحتملين للعمل التطوعي.
  • قد تكون هناك حاجة إلى قيام الشرطة بالفحص والتحقق بخصوص بعض الأدوار ضمن STEPS (خصوصاً الوظائف التي تتطلب العمل مع الأطفال واليافعين والأفراد الضعفاء). وسيُطلب من هؤلاء الأفراد توفير معلومات معينة حتى تقوم الشرطة بالتحقق الملائم.
  • في بعض الحالات سيكون من الضروري أن تجمع STEPS معلومات أو تتلقاها بخصوص صحة العاملين. وفي هذه الحالة، ستذكر STEPS سبب قيامها بجمع هذه المعلومات ولمن سيتم الكشف عنها.

الغرض من استخدام STEPS لهذه المعلومات:

  • لتقديم خدمات STEPS.
  • لمعالجة طلبات التطوع والتوظيف التي تتلقاها STEPS.
  • لتيسير التوظيف في خدمة أو في وظيفة ملائمة.
  • للمساعدة في تقديم الخدمات.
  • لتوفير تغذية راجعة حول أداء الموظف أو المتطوع.
  • للوفاء بالمسؤوليات التشريعية لكل الموظفين والمتطوعين.
  • للحصول على تغذية راجعة من الأفراد حول تجاربهم.
  • لمساعدة STEPS في مراجعة وتحسين برامجها وخدماتها لإبقاء الأفراد على علم بخصوص تنمية STEPS وفرصها المتاحة.
  • لتوفير معلومات بخصوص خدمات STEPS.
  • تسهيلاً للمشاركة الإضافية مع STEPS (مثل: دعم الإعاقة، العضوية، الجهات المانحة)
  • للوفاء بأي متطلبات لتقديم التقارير الحكومية.
  • لنضمن أن تكون STEPS قادرة على التواصل مع الموظفين/ المتطوعين بالطريقة الواجبة.

أعضاء STEPS

نوع المعلومات التي يتم جمعها:

  • معلومات التواصل (الاسم، العنوان، أرقام الهواتف، البريد الإلكتروني).
  • تاريخ الميلاد.

الغرض من استخدام STEPS لهذه المعلومات:

  • لتقديم خدمات STEPS.
  • لتقديم تحديثات بخصوص الاتصالات ولضمان الشفافية.
  • للأمور المتعلقة بالأموال الممنوحة، خصوصاً المطالبات بالتبرعات العامة وبعمليات STEPS.
  • لتوفير معلومات حول STEPS.
  • للدعوة للنشاطات والمناسبات القادمة.
  • الاعتراف بدعم STEPS.

المستخدمون الإلكترونيون

يجب قراءة مدى تطبيق هذه السياسة على قضايا الخصوصية الإلكترونية بكونها تشكل جزءاً من شروط وأحكام الخدمة التي توفرها STEPS ، ولن تقومSTEPS  عن علم بمشاركة أي معلومات شخصية مع أي طرف ثالث سوى مزودي الخدمات الذين يساعدون STEPS  في توفير المعلومات و/ أو الخدمات التي نقدمها لك.

نوع المعلومات التي يتم جمعها:

  • تفاصيل الاتصال (الاسم، العنوان، أرقام الهواتف، البريد الإلكتروني.. إلخ).
  • معلومات غير شخصية (مثل: الإحصائيات وتنقل الزائرين عبر الموقع).
  • عنوان الخادم، ونوع متصفح الإنترنت، وتاريخ ووقت الزيارة.
  • المعلومات الشخصية (مثل: الحملات الإخبارية)

الغرض من استخدام STEPS لهذه المعلومات:

  • لتوفير تحديثات تتعلق بموقعنا الإلكتروني.
  • لتحليل استخدام موقعنا الإلكتروني ولإدخال تحسينات عليه، ولتحديد طلبات المستخدم.
  • لا تقوم STEPS بمطابقة المعلومات الشخصية التي تم جمعها مع المعلومات غير الشخصية.
  • لتوفير مواد تسويقية مباشرة.
  • لاستخدام المعلومات في النشرات الإخبارية.

معلومات إضافية

يحتوي الموقع من حين إلى آخر على روابط تصله بمواقع إلكترونية أخرى. ولا تشكل الروابط الخاصة بأطراف ثالثة رعاية أو تأييداً أو موافقة منا على هذه المواقع. ويشدّد STEPS على أن المواقع الإلكترونية الأخرى والتي قد يصل إليها المستخدم عبر موقع STEPS  والتي لا تعتبر جزءاً من موقعنا قد تمتلك سياسة خصوصية مختلفة. وللتأكد من كيفية جمع المواقع الإلكترونية الأخرى للمعلومات وكيفية استخدامها، فيجب على المستخدم التحقق من سياسة الخصوصية لتلك المواقع.

كيف يقوم STEPS بجمع المعلومات

حيثما كان ذلك ممكناً يقوم STEPS بجمع المعلومات الشخصية والمعلومات الحساسة بشكل مباشر منك أنت. ويقوم STEPS بجمع المعلومات بوسائل مختلفة، بما في ذلك الهاتف، والمقابلات الشخصية، وعبر البريد الإلكتروني، ومن خلال المواعيد، والنماذج والاستبيانات. وإن شعرت بأن المعلومات التي يطلبها STEPS منك، إمّا من خلال النماذج أو أثناء مناقشتنا معاً، هي معلومة لا ترغب في الإفصاح عنها، فلا تتردد أبداً بإخبارنا بذلك.

وفي بعض الحالات قد يحصل STEPS على المعلومات الشخصية من طرف ثالث. وفي حال قمنا بجمع معلومات عنك باستخدام هذا الأسلوب، فسنحرص على أن نتخذ خطوات معقولة للتواصل معك لنضمن أنك على دراية بأي غرض قام STEPS بجمع معلوماتك الشخصية من أجله وعلى دراية كذلك بأي منظمة سنكشف عن معلوماتك لها، مع مراعاة أية استثناءات بموجب القانون.

المعلومات الصحية

كجزء من الخدمات الإدارية قد تقوم STEPS بجمع معلومات صحية. فعلى سبيل المثال تجمع STEPS معلومات صحية (مثل التاريخ الطبي) من بعض العملاء/ المستفيدين المشاركين في برامج STEPS. وعندما نقوم بجمع معلومات كهذه، ستحصل STEPS على موافقتك على جمع هذه المعلومات وسيتم شرح الكيفية التي سيتم من خلالها استخدام المعلومات التي تمّ جمعها.

إذا تم جمع معلوماتك الصحية من طرف ثالث (طبيبك مثلاً) ستقوم STEPS بإعلامك حول جمعنا لمعلوماتك وسنشرح لك الكيفية التي سيتم من خلالها استخدام المعلومات والكشف عن المعلومات التي تمّ جمعها.

لن تقوم STEPS باستخدام معلوماتك الصحية بطريقة تتجاوز حدود موافقتك، إلا إذا تم الحصول على موافقة إضافية أو وفقاً لأحد الاستثناءت بموجب قانون الخصوصية أو امتثالاً لقانون آخر. إن قامت STEPS باستخدام معلوماتك الصحية لأغراض بحثية أو إحصائية، فسيتم إلغاء ربطها بك إذا كان ذلك ممكناً عملياً.

استخدام المعلومات الشخصية والكشف عنها

تقوم STEPS باستخدام المعلومات الشخصية فقط للأغراض التي قامت STEPS بذكرها أو لأغراض تتعلق بوظائف ونشاطات STEPS.

قد تقوم STEPS بمشاركة المعلومات الشخصية مع الأقسام التشغيلية المرتبطة بها مثل: قسم الجودة والتمويل.

وللأغراض المشار إليها في هذه السياسة (والتي تمت مناقشتها تحت بند “جمع المعلومات الشخصية والمعلومات الحساسة”) ، قد تقوم STEPS بالكشف عن المعلومات الشخصية لجهات خارجية أخرى بما في ذلك:

الدوائر/المكاتب الحكومية والتي تقوم بتمويل خدمات STEPS.

المتعهدون الذين يقومون بإدارة الخدمات المقدمة لك، مثل مزودي خدمة أرشفة الملفات والذين يقومون بتخزين السجلات بشكل آمن. بحيث يتم اتخاذ الخطوات التي من شأنها أن تضمن امتثالهم لمباديء الخصوصية الأسترالية (APPs) أثناء تعاملهم مع المعلومات الشخصية، وهم مخوّلون فقط باستخدام هذه المعلومات بهدف توفير الخدمات أو أداء الوظائف المطلوبة من قبل STEPS.

الأطباء والعاملون في قطاع الرعاية الصحية والذين يساعدون STEPS على تقديم خدماتها.

هيئات تنظيمية أخرى.

الحكام المسؤولون، والموظفون والمتطوعون، والموظفون السابقون لدى STEPS والمرشّحون المحتملون لإشغال مناصب تطوعية ووظيفية في STEPS.

مستشارونا المهنيون، بما في ذلك المحاسبين ومدققي الحسابات والمحامين في STEPS.

يتم طلب المدققين بموجب العقود/ الشهادات الحكومية والتسجيلات الحكومية.

فيما عدا ما سبق ذكره، فلن تقوم STEPS بالكشف عن المعلومات الشخصية للفرد لأي طرف ثالث إلا في الحالات التالية:

  • إذا وافق الشخص على ذلك.
  • إذا توقع الشخص بشكل معقول بأنّ STEPS ستقوم بالكشف عن المعلومات لأغراض أخرى تتعلق بالأغراض التي جُمعت من أجلها (أو في حالة المعلومات الحساسة –تتصل مباشرة بالأغراض التي جُمعت من أجلها).

  • إن كان الأمر مطلوباً أو مصرّحاً به حسب القانون.

  • إن كان ذلك سيمنع أو يخفف من خطر حقيقي يهدد حياة أحدهم أو صحة أو سلامة أحدهم، أو يهدد الصحة أو السلامة العامة.
  • إن كان ومن الضروري وبدرجة معقولة أن تقوم STEPS باتخاذ الإجراءات الملائمة فيما يتعلق بالنشاط غير المشروع المشتبه به، أو بسوء السلوك ذي الطابع الخطير والذي يرتبط بأنشطة أو وظائف STEPS.
  • إن كان من الضروري وبدرجة معقولة المساعدة في تحديد مكان شخص مفقود.
  • إن كان من الضروري وبدرجة معقولة إقامة أو ممارسة أو الدفاع عن دعوى في القانون.
  • إن كان من الضروري وبدرجة معقولة الكشف عن المعلومات في عملية تسوية المنازعات السرية.
  • إن كان من الضروري توفير الخدمة الصحية.
  • إن كان ذلك ضرورياً لأغراض الإدارة، أو لتمويل أو مراقبة الخدمة الصحية ذات الصلة بالصحة العامة أو السلامة العامة.
  • إن كان ذلك ضرورياً لأغراض البحث أو تجميع أو تحليل الإحصاءات ذات الصلة بالصحة العامة أو السلامة العامة.

  • إن كان من الضروري وعلى نحو معقول إنفاذ القانون الذي تتولاه هيئة إنفاذ القانون.
  • لا تقوم STEPS عادةً بإرسال المعلومات الشخصية إلى خارج أستراليا. وبالرغم من أنّ بعض خدمات البيانات تمتلك مراكز تخزين خارج أستراليا، إلّا أننا سنقوم وفي هذه الحالة باتخاذ كافة الإجراءات والتدابير لحماية معلوماتك الشخصية. وستقوم STEPS بحماية معلوماتك الشخصية إمّا من خلال ضمان امتلاك تلك البلد حماية خصوصية مشابهة أو من خلال دخول STEPS في ترتيبات تعاقدية مع مستلِم المعلومات الشخصية والذي يحمي خصوصيتك.

أمن المعلومات الشخصية والمعلومات الحساسة

تقوم STEPS باتخاذ خطوات معقولة لحماية المعلومات الشخصية والمعلومات الحساسة التي تحتفظ بها STEPS ضد سوء الاستخدام، والتدخل، والضياع، والوصول غير المصرّح به، والتعديل عليها والإفصاح عنها.

تشمل هذه الخطوات حماية كلمة المرور التي تستخدم للوصول إلى نظام تكنولوجيا المعلومات الإلكتروني لدينا، وكذلك تأمين الملفات الورقية في خزائن مقفلة مع فرض قيود على الوصول المادي إليها. إذ يُسمح الوصول إلى هذه التفاصيل للعمال المخوّلين فقط.

في حال أصبحت المعلومات الشخصية غير مطلوبة بعد الآن، يتم إتلافها بطريقة آمنة، أو تتم أرشفتها وفقاً لإجراءات إدارة السجلات الخاصة بنا والتي تحمل الرقم (i020300)

الوصول إلى المعلومات الشخصية وتصحيحها

إن قام شخص بطلب إخراج المعلومات المخزنة لدينا عنه، أو إن طلب من STEPS   تغيير معلوماته الشخصية، فستسمح STEPS بالوصول إلى المعلومات أو ستقوم بإجراء التغييرات عليها ما لم ترىSTEPS  أنّ هناك سبباً وجيهاً وفقاً لقانون الخصوصية أو أية قوانين أخرى ذات صلة لحجب المعلومات أو لعدم إجراء التغييرات.

يجب تقديم طلبات الوصول و/ أو التصحيح إلى مدير الجودة وخدمة العملاء (حسب التفاصيل المذكورة في القسم التاسع – كيف تتواصل معنا). ولأسباب أمنية سيُطلب منك تقديم طلبك خطياً وتقديم إثبات هوية. وهو أمر ضروري لضمان أنّ المعلومات الشخصية ليست متاحة إلا للأشخاص الصحيحين وأنّ خصوصية الآخرين لم يتم إضعافها أو تقويضها.

ستقومSTEPS  بتزويدك بالوصول من خلال السماح لك بالفحص، وأخذ ملاحظات أو بطباعة المعلومات الشخصية التي ترغب في أن نحتفظ بها عنك. وإن كانت معلوماتك الشخصية (على سبيل المثال: اسمك، وتفاصيل الحساب الخاص بك)  مكررة عبر قواعد بيانات مختلفة، فستقدم STEPS عموماً نسخة مطبوعة واحدة من هذه المعلومات، بدلاً من نسخ متعددة.

ستقوم STEPS  باتخاذ كافة الخطوات المعقولة لتوفير الوصول إلى المعلومات المطلوبة خلال 14 يوماً من يوم الطلب. وفي الحالات التي يكون فيها الطلب معقداً أو يتطلب وصولاً إلى عدد كبير من المعلومات، فستقوم STEPS  باتخاذ كافة الخطوات المعقولة لتوفير الوصول للمعلومات المطلوبة خلال 30 يوماً.

قد تقوم STEPS   بفرض رسوم معقولة لسداد التكاليف التي تكبّدتها أثناء عملية الوصول إلى المعلومات، بما في ذلك ما يتعلق بتكاليف نسخ وتسليم المعلومات المخزّنة خارج الموقع. وسيتم تقديم أي رسوم في وقت الطلب.

إن كان الشخص قادراً على إثبات أن المعلومات الشخصية التي تحتفظ بها STEPS   عنه/عنها غير دقيقة أو غير كاملة أو غير محدّثة، فستقوم STEPS   عندها باتخاذ خطوات معقولة لتصحيح سجلاتها.

سيتم رفض الوصول في هذه الحالات:

  • إذا لم يكن الطلب متعلقاً بالمعلومات الشخصية للشخص الذي يقدم بالطلب.
  • إذا شكّل توفير الوصول خطراً حقيقياً على حياة أحدهم، أو صحته أو سلامته، أو خطراً حقيقياً على الصحة العامة والسلامة العامة.
  • إذا كان من شأن توفير الوصول أن يوّلد أثراً غير معقول على خصوصية الآخرين.
  • إذا كان الطلب غير جدي أو كان كيدياً.
  • إذا تعلّق الطلب بإجراءات قانونية قائمة أو متوقعة.
  • إذا كان من شأن توفير الوصول الإضرار بالمفاوضات مع الشخص الذي يقدم الطلب.
  • إذا كان الوصول غير قانوني.
  • إذا كان رفض الوصول مصرّحاً به أو مطلوباً بموجب القانون.
  • إذا كان الوصول سيضرّ بأنشطة إنفاذ القانون.
  • إذا كان من شأن الوصول الإخلال بإجراء يتعلق بنشاط غير قانوني مشتبه به، أو بسوء السلوك ذي الطابع الخطير والمتعلّق بوظائف ونشاطات STEPS.
  • إذا كان الوصول يكشف عن عملية اتخاذ قرار أو معلومات حساسة تجارياً.
  • لأي سبب آخر بموجب مباديء الخصوصية الأسترالية (APPs) وقانون الخصوصية.

إذا رفضتSTEPS  الوصول، فستقوم STEPS  بإيضاح أسباب رفض الوصول في حال كان هناك نزاع حول حقوقك في الوصول إلى المعلومات أو أشكال الوصول، والذي يتم التعامل معه وفقاً لإجراءات الشكاوى كما هو مبيّن في الأسفل.

 إجراءات الشكاوى

 إن كنتَ قد زودتنا بمعلومات شخصية أو معلومات حساسة، أو إن كنا قد جمعنا واحتفظنا بمعلوماتك الشخصية أو معلوماتك الحساسة، فأنت تمتلك الحق بتقديم شكوى للتعامل معها والتحقيق فيها وفقاً لإجراءات الشكوى.

إن كانت لديك شكوى حول ممارسات الخصوصية لـ STEPS  أو حول تعامل STEPS  مع معلوماتك الشخصية والحساسة فالرجاء التواصل مع مدير الجودة وخدمة العملاء (وترِد تفاصيل ذلك أدناه).

سيتم تسجيل كل الشكاوى على نظام تحسين النظام التنظيمي (OSI).

 تتعلق شكاوى الخصوصية بأي مشكلة تخصّ ممارسات الخصوصية لـ STEPS  أو تعامُل STEPS  مع معلوماتك الشخصية والحساسة. وقد يشمل ذلك مسائل مثل: كيفية جمع المعلومات وتخزينها أو كيفية استخدامها أو كيفية الكشف عنها، أو كيفية توفير الوصول للمعلومات الشخصية والحساسة.

والهدف من إجراءات الشكاوى هو التوصل إلى حلٍّ فعّال لشكواك خلال فترة زمنية معقولة، عادةً ما تكون 20 يوماً أو في أقرب وقت ممكن عملياً. ولكن في بعض الحالات، وخصوصاُ إن كانت المسألة معقدة، فقد يستغرق التوصل إلى حل فترة أطول.

حالما يتم تقديم الشكوى، ستحاولSTEPS  حلّ تلك المسألة بعدد من الطرق، مثل:

  • طلب معلومات إضافية: قد تقومSTEPS  بطلب معلومات إضافية منك. ويجب أن تكون على استعداد لتقديم أكبر قدر من المعلومات، بما في ذلك أية تواريخ أو وثائق ذات علاقة.  فهذا سيسمح لـ STEPS  بالتحقيق في الشكوى وتحديد حل ملائم لها. وستبقى جميع التفاصيل سرية وخاصة.
  •  مناقشة الخيارات: ستقوم STEPS  بمناقشة الخيارات معك لاتخاذ قرار بخصوص المسألة، وفي حال كان لديك أية اقتراحات حول الكيفية التي من خلالها يجب حل المسألة فيجب عليك رفع اقتراحك إلى مدير الجودة وخدمة العملاء.
  • التحرّي: حيثما يكون ذلك ضرورياً، فسيتم التحقيق والتحري حول الشكوى. وستحاول STEPS  القيام بذلك خلال فترة زمنية معقولة. وقد يكون من الضروري التواصل مع الآخرين لمتابعة التحقيق. وقد يكون هذا ضرورياً من أجل تقديم شكواك.
  • سلوك موظفينا: إذا كانت شكواك متعلقةً بسلوك موظفينا فسنقوم برفع المسألة مع الموظف المعني وسنطلب منهم التعليق على الأمر بخصوص قرار حل تلك الشكوى.
  • إذا تم تقديم دلائل لإثبات شكواك: إن وُجدت شكواك صحيحة ومُثبتة، فسنقوم بإعلامك بالنتيجة. وستقوم STEPS باتخاذ خطوات ملائمة متفق عليها لحل الشكوى ومعالجة مخاوفك ومنع تكرار هذه المشكلة.
  • إذا لم يتم إثبات صحة الشكوى، أو إن لم يكن بالإمكان حلّها بشكل يرضيك، غير أنّ اجراءات الشكاوى قد تم اتباعها، فقد تقرر STEPS إحالة الشكوى إلى وسيط مناسب. وقد يعني ذلك على سبيل المثال محامٍ مؤهل بشكل مناسب أو طرف ثالث متفق عليه يعتبر بمثابة الوسيط.
  • وفي ختام الشكوى، إن كنت لا تزال غير راضٍ عن النتيجة، فلك كامل الحرية بتقديم شكواك إلى مكتب المفوَّض الأسترالي لشؤون المعلومات عبر الموقع الإلكتروني oaic.gov.au.

 ستقومSTEPS  بالاحتفاظ بسجل خاص بشكواك كما أنها ستحتفظ بالنتيجة.

 لن تتعاملSTEPS  مع الشكاوى مجهولة المصدر. وذلك لأنSTEPS  لن تكون قادرة على متابعة مثل هذه الشكاوى والتحرّي عنها. ولكن، في حال تم استلام شكوى مجهولة المصدر، فستقوم STEPS  برفع هذه الشكاوى، حيث كان ذلك ملائماً، وستحاول التحرّي عنها وحلّها بشكل ملائم.

التغييرات الحاصلة على هذه سياسة الخصوصية هذه

تحتفظ STEPS   بالحق في عرض، وتعديل و/أو تحديث هذه السياسة من وقت لآخر.

تهدفSTEPS  إلى الامتثال لمباديء الخصوصية الأسترالية (APPS) وغيرها من متطلبات الخصوصية الواجب مراعاتها بموجب عقود الحكومة أو الكومونولث.

وفي حال تمت إضافة المزيد من بنود تشريعات الخصوصية و/ أو بنود التنظيم الذاتي إلى سياسة الخصوصية، أو في حال تمّ تحديث سياسة الخصوصية هذه، فستقوم STEPS  بتلخيص أي تعديلات أو تحسينات جوهرية على هذا القسم.

كيف تتواصل معنا

يمكن للأفراد الحصول على المزيد من المعلومات المتعلقة بسياسة الخصوصية هذه، أو إبداء رأيهم وذكر تعليقاتهم، من خلال التواصل معنا:

مدير الجودة وخدمة العملاء

مجموعةSTEPS  أستراليا

ص.ب 1139

كالوندرا، كوينزلاند، 4558

هاتف رقم: 1300078377

PrivacyOfficer@stepsgroup.com.au

إن كنت لا تتحدث اللغة الإنجليزية، أو إن كانت اللغة الإنجليزية لغتك الثانية، وكنت بحاجة إلى التواصل معنا، نرجو منك إرسال بريد إلكتروني وسنقوم بتحديد خدمة ترجمة ذات صلة.

 ملاحظة: يمكن إجراء هذه المكالمات بتكلفة الاتصال المحلية من أي خط أرضي سكني في أي مكان في أستراليا، ولكن المكالمات التي تتم عبر الهاتف المحمول والهواتف العامة قد تتطلب دفع تكلفة أكبر. تأكد من مزود الخدمة حول تكلفة إجراء مكالمات من الهاتف المحمول أو الهواتف العامة.

القسم ب – التعامل مع أنواع ملفات محددة

ملفات العلاقات العامة

الغرض:

الغرض من ملفات العلاقات العامة هو تسجيل نشاطات العلاقات العامة والتي قد تنطوي على تفاعلات عبر شبكة الإنترنت، وعلى مواد تعليمية، ومعلومات ترويجية ونشاطات أخرى مثل التواصل مع وسائل الإعلام، والخطابات، وإدارة المناسبات، والدراسات الاستقصائية وإعداد المنشورات.

المعلومات الشخصية المحدودة والموجودة في ملفات العلاقات العامة ترتبط بالمنظمات، والأفراد، وممثلي وسائل الإعلام، وبالأشخاص الذين يحضرون المناسبات وبمزودي الخدمة وبقوائم الجدول الزمني للمناسبات والأحداث الهامة والتي تظهر على موقع STEPS   الإلكتروني.

جمع المعلومات:

ومن الممارسات المعتادة التي تتبعها STEPS   في جمع المعلومات الشخصية التي يتم وضعها في ملفات العلاقات العامة هي من خلال جمعها مباشرة من الأفراد.

وفي بعض الأحيان قد تقوم STEPS  بجمع المعلومات الشخصية من ممثل عن الفرد أو من مصادر متاحة للعامة مثل المواقع الإلكترونية أو دليل الهاتف.

استخدام المعلومات والكشف عنها:

ستقوم STEPS  باستخدام المعلومات الشخصية الواردة في ملفات العلاقات العامة لأغراض الاضطلاع بمبادرات الاتصال وإدارة العلاقات العامة.

لا يتم الكشف عن المعلومات الشخصية الواردة في ملفات العلاقات العامة لمنظمات أخرى أو لأي شخص دون إبداء الموافقة، إلّا إذا توقع الفرد ذلك بشكل معقول، أو تم إخباره، بأنّ هذا النوع من المعلومات يتم تمريره لتلك المنظمات أو لأولئك الأفراد، أو إن كان الكشف عن المعلومات مطلوباً أو مصرّحاً به بموجب القانون.

نوع البيانات:

تقوم STEPS  بالاحتفاظ بالمعلومات الشخصية وتحديثها في ملفات العلاقات العامة لديها حسب الضرورة، أو إن طلب الأفراد ذلك في حال تغيرت معلوماتهم الشخصية.

أمن البيانات:

يتم تخزين ملفات العلاقات الشخصية إمّا في وسائط إلكترونية محمية بكلمة مرور، أو بصورة ورقية داخل خزائن مقفلة بإحكام. وفي حال أصبحت المعلومات الشخصية الواردة في ملفات العلاقات العامة غير مطلوبة بعد الآن، يتم إتلافها بطريقة آمنة، أو تتم أرشفتها وفقاً لإجراءات إدارة السجلات الخاصة بنا والتي تحمل الرقم (i020300)

يمتلك الموظفون التالي ذكرهم وصولاً إلى ملفات العلاقات العامة على أساس الحاجة إلى المعرفة:

  • موظفو المنظمة
  • موظفو التسويق والاتصالات
  • الموظفون المدرجون في مقاييس الامتثال والأداء.

الوصول إلى المعلومات الشخصية وتصحيحها:

للحصول على معلومات حول كيفية الوصول إلى المعلومات الشخصية أو تصحيحها في ملفات التوعية العامة وملفات التعليم طالع بند “الوصول والتصحيح” في القسم أ من هذه الوثيقة.

قوائم الاتصال

الغرض:

تحتفظ  STEPS  بقوائم الاتصال التي تحتوي على معلومات تواصل حول الأفراد المهتمين بالخدمات التي تقدمها مجموعة STEPS  أستراليا. وستساعد قوائم التواصل هذه STEPS   على توزيع معلومات حول نشاطاتنا ومنشوراتنا.

جمع المعلومات الشخصية:

ومن الممارسات المعتادة التي تتبعها STEPS   في جمع المعلومات الشخصية في قوائم الاتصال هي من خلال جمعها مباشرة من الأفراد، على سبيل المثال، عند قيامهم بطلب إضافتها إلى قائمة الاتصال.

قد تقوم STEPS   أحياناً بجمع المعلومات الشخصية من طرف ثالث أو من مصادر متاحة للعامة مثل المواقع الإلكترونية أو دليل الهاتف. وتقوم STEPS  بهذا فقط في حال توقع الفرد وبشكل معقول قيامها بذلك، أو في حال أبدى موافقته على ذلك. وعلى سبيل المثال، قد تقوم STEPS  بجمع هذه المعلومات إن اعتقدنا أنّ الفرد (أو المنظمة التي يعمل فيها) لديه/هم الرغبة في تلقي معلومات حول خدمات STEPS ، أو إن اعتقدنا أنهم يرغبون في النظر في معلومات حول رعاية الإعاقة والتي تعتبر مفيدة للعمل الذي يقومون به. وستقوم STEPS  بالتواصل مع هذا الفرد ضمن حدود عمله فقط.

استخدام المعلومات والكشف عنها:

تقوم STEPS   باستخدام المعلومات الشخصية الواردة في قوائم الاتصال لغرض إدارة علاقات المساهمين فقط.

لا تقوم STEPS   بالكشف عن المعلومات الشخصية حول أي شخص لمنظمات أخرى أو لأي شخص آخر دون إبداء الموافقة، إلّا إذا توقع الفرد ذلك بشكل معقول، أو تم إخباره، بأنّ هذا النوع من المعلومات يتم تمريره لتلك المنظمات أو لأولئك الأفراد، أو إن كان الكشف عن المعلومات مطلوباً أو مصرّحاً به بموجب القانون.

جودة البيانات:

تحتفظ STEPS   بالمعلومات الشخصية في قوائم الاتصال لديها وتقوم بتحديثها عندما يقوم الأفراد بطلب تحديثها في حال تغيرت معلوماتهم. وستقوم STEPS  بإزالة معلومات الاتصال للأفراد الذين لا يرغبون في أن يتم التواصل معهم بعد الآن.

أمن البيانات:

يتم تخزين المعلومات الشخصية في قوائم الاتصال إمّا في وسائط إلكترونية محمية بكلمة مرور، أو بصورة ورقية داخل خزائن مقفلة بإحكام. وفي حال أصبحت المعلومات الشخصية الواردة في قوائم الاتصال غير مطلوبة بعد الآن، يتم إتلافها بطريقة آمنة، أو تتم أرشفتها وفقاً لإجراءات إدارة السجلات الخاصة بنا.

يقتصر الوصول الروتيني لقوائم الاتصال على مشغّلي قواعد البيانات وغيرهم من العاملين المخوّلين والذي يتحملون مسؤولية الحفاظ على قوائم الاتصال. أمّا الموظفون الآخرون فيمتلكون وصولاً إلى المعلومات الشخصية في قوائم الاتصال على أساس الحاجة إلى المعرفة.

الوصول والتصحيح:

للحصول على معلومات حول الوصول إلى المعلومات الشخصية في قوائم الاتصال الخاصة بـ STEPS   وتصحيحها، الرجاء الاطلاع على بند “الوصول والتصحيح” والمذكور في القسم أ من الوثيقة.

وثائق ذات صلة

2.3 إجراءات إدارة السجلات (i020300)

الحوكمة

مالك الوثيقة: المدير العام

تاريخ النفاذ: 8/ مايو/ 2017

تاريخ الموافقة: 5/ مايو/ 2017

رقم الوثيقة: i010106_v2_170508

Start typing and press Enter to search